De praktijk uitgemest: Lean in de Huisartsenpraktijk 

Sinds een paar jaar kunnen huisartsen bij de LHV-academie een workshop “LEAN werken in de huisartsenpraktijk” volgen. Deze workshop is een groot succes gebleken en is intussen door ruim duizend praktijkhouders gevolgd. De workshop is een theoretische kennismaking met het LEAN-gedachtegoed. Er komt echter meer bij kijken voor je deze theorie in de praktijk kunt gaan toepassen. 

Huisartsen die Lean willen gaan werken kunnen dit onder leiding van Margareth Heuveling in de praktijk implementeren. Met het gehele praktijkteam wordt de praktijk onder handen genomen.

Tijdens de Lean introductie workshop wordt met behulp van een simulatietraining een praktijkproces onder een vergrootglas geanalyseerd. Tevens wordt er ingegaan op de basisprincipes van het Lean werken en de acht verspillingen die in iedere praktijk aanwezig zijn. Doel van deze workshop is om ervoor te zorgen dat het gehele team dezelfde ‘Lean taal’ spreekt.

Na deze workshop is het belangrijk eerst met de Lean fundering te beginnen: 5S=werplekmanagement. Ook dit wordt met het gehele team gedaan.De eerste 3 S-en van  5S worden in dit artikel besproken.

 

De workshop “Lean in de huisartsenpraktijk” kan via de LHV academie worden gevolgd, maar kan ook regionaal c.q. op praktijk niveau worden georganiseerd. Na de introductie workshop kan de praktijk naar behoefte ondersteund worden met het leggen van de Lean fundering: Het 5-S principe.

Interview met Margareth Heuveling door Bob van Heukelom 

Afb.: Om slimmer te gaan werken is het wel nodig om even stil te staan bij het huidige proces.

Margareth vertelt ons enthousiast hoe ze te werk gaat:

 ‘Als we inde praktijk komen dan gaan we eerst ‘snuiven’. We praten met de medewerkers en horen over hun struikelblokken. Dan gaan de laatjes open en zien we de gebruikelijke puinhoop.’

Vervolgens stellen we samen een plan op per soort kamer: de spreekkamer, de front office en backoffice, de POH-kamer, de centrale behandelruimte en de voorraadkast.’


‘Dan gaan de laatjes open en zien we de gebruikelijke puinhoop’

Hiervoor wordt een groot formulier gebruikt en wordt per soort kamer een ‘audit’ gedaan. Hoe ziet dat er nu uit en hoe gaat het er straks uitzien’.

Op het grote formulier worden foto’s geplakt van de huidige situatie en wordt het plan van aanpak beschreven. Als ze dat hebben gedaan krijgen ze de opdracht om te schetsen hoe ze het straks ingericht willen hebben. ‘Dit geeft vaak aanleiding tot heftige discussies.’

Het spaghetti-diagram

Margareth vervolgt: ‘Tevens wordt gekeken naar de huidige ‘looplijnen’ die op de praktijk plattegrond worden ingetekend waardoor het zgn. ‘spaghetti-diagram’ ontstaat. Op een plattegrond van de praktijk wordt iedere route getekend die ze moeten lopen als ze bijv. een formulier nodig hebben of als een arts een kweekje wil afnemen etc’

Alle dagelijks voorkomende looplijnen worden zo ingetekend. De medewerkers krijgen hierdoor inzicht in de tijd die ze daarmee verliezen. ‘Het is soms echt onvoorstelbaar hoe veel tijd medewerkers en huisartsen verliezen om iets op te halen of te zoeken. ‘

De volgende stap is een actieplan te maken op welke wijze wordt begonnen met het implementeren van 5S.

Begonnen wordt met de eerste S: ‘Scheiden’. Met behulp van inventaris en bestellijsten wordt kritisch gekeken naar wat moet blijven en wat weg kan. Dit betreft zowel medische artikelen, kantoor artikelen, instrumenten etc.
Met welke kochers, scharen, specula, verbandmaterialen, formulieren etc. willen we blijven werken. We kijken wat kan blijven en wat moet er weggedaan worden.


‘Wat niet weg mag maar ook niet kan blijven, wordt in de veiling verloot’.

‘Als iedereen het er mee eens is dat iets moet blijven is dat duidelijk. Verouderde of roestige spullen en sommige zaken die al jaren niet meer zijn gebruikt vallen direct af. Maar sommige zaken blijven een discussie punt. Aan het eind van de dag worden spullen die niet meer worden gebruikt in de praktijk, maar nog wel bruikbaar zijn, geveild onder het personeel. Eis is wel dat het verdwijnt uit de praktijk.’

Na het scheiden wordt er ‘geschikt’ en ‘schoon gemaakt’. 

Als de keuze eenmaal is gemaakt dan hebben we het proces van scheiden achter de rug en vervolgens geven we alle overgebleven artikelen een vaste plaats: ‘Schikken’.
Tijdens het ‘Scheiden’ en ‘Schikken’ wordt tevens ‘Schoon gemaakt’. Een schone werkplek nodigt immers uit schoon gehouden te worden en tevens ziet men veel eerder als er iets mist of defect is. Een schone werkplek zorgt ook dat de kans op fouten minder wordt.
Het ‘Schikken’ wordt ook met het gehele praktijkteam gedaan en artikelen worden op, voor iedereen, logische plekken neergelegd.

In de introductie workshop wordt ook uitgelegd dat een basis principe van het Lean werken ‘pull’ is. Bij ‘pull’ wordt pas iets gedaan als het nodig is, niet te vroeg, maar ook niet te laat. Precies op tijd! In huisartsenpraktijken wordt vaak het ‘push’ principe gebruikt: iets doen op basis van verwachtingen. Dit kost veel meer tijd en geld.

Een voorbeeld van het ‘pull’principe is het gebruik maken van het Kanban(=signaalkaart) systeem.


Een Kanban is een hulpmiddel dat ervoor zorgt dat er nooit meer wordt mis gegrepen en bestellen zeer eenvoudig gaat, waardoor veel tijd en geld bespaard kan worden. Dit heeft te veel voordelen voor de dagelijkse praktijkvoering. De formulieren, de protocollen en de voorraad medische verbruiksmaterialen en de kantoorartikelen worden hiermee goed in kaart gebracht en u grijpt nooit meer mis.

Dit was Deel 1 van onze serie: “Lean in de huisartsenpraktijk”  In deel 2 gaan we dieper in op dit Kanban principe.

‘Het leuke van Lean werken is dat vaste spelregels niet bestaan’

 

In Deel 2 van “Lean in de huisartsenpraktijk” gaan we samen met Margareth Heuveling dieper in op het KanBan voorraadbeheer systeem.

 

Tip: Bent u enthousiast geworden van dit eerste deel en wilt u met uw praktijk ook Lean gaan werken dan kunt u zich opgeven bij Margarteth Heuveling consultancy.

Dit interview kwam tot stand dankzij de bereidwillige medewerking van Lean consultant Margareth Heuveling en huisarts Ulrich Schultz. Innovators op het gebied van praktijkorganisatie.

Het boek van Ulrich Schultz en Margareth Heuveling is te bestellen bij Margarteth Heuveling consultancy.

Facebooktwittergoogle_plusredditlinkedinmail
Geplaatst in Disposables, Innovatie, Management, Organisatie, Uitgelicht-homepage, Voorraadbeheer.