Stappenplan en Checklist VoIP telefonie

Een nieuw telefoniesysteem betekent een ingrijpende verandering van een van uw primaire bedrijfsprocessen. Overweegt u binnenkort over te stappen op Voice over Internet Protocol(VoIP) telefonie? Dan kan ons stappenplan en onze praktische checklist u helpen om tot de juiste keuze te komen.

Door Leo Hol, accountmanager ICT bij Medichain

Een goede voorbereiding voorkomt veel onrust in de praktijk.

Veel aanbieders bedenken vaak prachtige namen om hun ‘marketing bundels’ aan te prijzen. Het gebruik van deze fraaie termen werkt echter versluierend, waardoor u niet precies meer weet wat u koopt. Daarom is het belangrijk om eerst goed na te gaan wat u zelf wilt en vervolgens om goed te begrijpen wat een leverancier aanbiedt en waarom. Aan de hand van ons stappenplan weet u wat u kunt verwachten en de Checklist helpt u bij de selectie van de leveranciers.

I. Stappenplan als hulp bij de overstap naar VoIP telefonie .

Met ons stappenplan vergeet u niets meer. Het helpt u bij de voorbereidingen bij de overgang naar VoIP telefonie, terwijl het u dwingt om goed na te denken over wat er allemaal komt kijken bij zo’n overgang.  Om te beginnen helpt het bij de inventarisatie van wat u moet aanschaffen, maar vergeet niet dat een goede voorbereiding van het personeel een belangrijke voorwaarde is voor een soepele overgang naar een nieuw systeem. Het is daarom belangrijk om tijdig uw personeel te betrekken bij uw inventarisatie. In dit stappenplan worden de voorbereidingen besproken, die nodig zijn om tot een goede beslissing te komen wat er allemaal nodig is voor een overstap van analoog naar digitaal telefoneren.

Met dit stappenplan en de checklist komt u goed beslagen ten ijs. (De checklist is gratis aan te vragen voor medische praktijken)

De eisen voor de telefonische bereikbaarheid van huisartsenpraktijken zijn recent aangescherpt. KPN zal vanaf 2017 beginnen met het ‘uitfaseren’ van hun ISDN centrales. Voor sommige praktijken betekent dit dat zij zullen moeten overstappen naar een andere telefooncentrale. Kiest u voor Hosted VoIP telefonie dan hoeft u in de meeste gevallen geen eigen telefooncentrale meer aan te schaffen. Gaat u met een groep praktijken gezamenlijk over over op VoIP, dan kan een eigen centrale soms nog voordelen hebben.

Het implementeren van VoIP telefonie blijkt in de praktijk echter nogal eens tegen te vallen. Vaak blijkt pas na implementatie dat er aan essentiële zaken is voorbijgegaan met alle vervelende gevolgen van dien. Een goede voorbereiding kan dat voorkomen.

Als u de volgende 6 stappen volgt, dan heeft u in principe aan alles gedacht.

  • Stap 1: Bepaal het doel van de verandering

Bedenk eerst goed waarom u wilt overstappen en welk probleem u wilt  oplossen met de overstap naar VoIP telefonie.

Enkele redenen voor vernieuwing kunnen zijn:

  • Vervanging oude apparatuur omdat deze niet meer wordt ondersteund.
  • Verbetering van uw telefonische bereikbaarheid.
  • Uitbreiding van het aantal werkplekken
  • Besparen op telefoonkosten + budget
  • Thuiswerken mogelijk maken
  • Betere ondersteuning bij coaching en training
  • Zelf rapportages en grafieken uit kunnen draaien

Zet uw redenen voor het overstappen op een rij en zorg dat u deze bij het verdere onderzoek duidelijk in beeld houdt.

  • Stap 2. Welke functies heeft u nodig

Analyseer de gewenste interne en externe communicatie en koppel hieraan de juiste functionaliteiten. Bepaal welke functies voor uw praktijk belangrijk zijn en neem dat mee bij de offerte ronde. Sommige functies zijn standaard bij de prijs inbegrepen en voor andere functies moet u (soms) extra betalen. Dit kan per leverancier verschillen.

Functionaliteiten die voor huisartsenpraktijken belangrijk kunnen zijn.

  • De bekende zaken zoals: Keuze menu, Receptenlijn, Spoedlijn, Overleglijn, Meldteksten inspreken en wijzigen.
  • Maar ook belangrijk zijn: De wachtrijstand kunnen zien, patiënt in de wachtrij kunnen zetten (muziek).
  • Welkomst teksten: belangrijk is dat u deze zelf kunt (leren) inspreken.
  • Mogelijkheden voor een wisselgesprek, belgroepen (gratis onderling bellen), doorschakelen van een gesprek.
  • Dag nacht stand, mogelijkheden van doorschakelen tijdens korte waarneming.
  • Opnemen van gesprekken (versleuteld) en deze via email ontvangen in een WAF file.
  • Gespreksopnames mogelijk maken, bijv. indien een gesprek drijgt te escaleren.
  • Voor opleidingspraktijken: De mogelijkheid om gesprekken te kunnen nabespreken.
  • Fax2Email: De faxberichten komen binnen via een gewoon email bericht. Uitgaande faxen kunnen via de mailserver worden gestuurd.
  • Grafieken en rapportage: Ideaal om te zien of er verbetering mogelijk is om de wachttijden te beperken.
  • Exportfunctie grafieken en gesprekken.
  • Integratie mobiele telefoon
  • Een smartphone App waarmee vas.te toestellen kunnen worden bediend, de spoedlijn wel of niet ontvangen op de mobiele telefoon, niet storen functie inschakelen etc..
  • Beveiligde (encrypted) verbinding om afluisteren te voorkomen.
  • Geïntegreerde thuiswerkplek, waarbij tijdens ziekte of vakante iemand thuis de telefoon kan waarnemen.
  • Voicemail per toestel wordt vaak aangeboden, maar zal in de praktijk niet vaak nodig zijn.

Meestal zult u geen behoefte hebben om tegelijk van alle functies gebruik te maken, maar het is wel handig als de functies ingeschakeld kunnen worden zodra u daar aan toe bent.

  • Stap 3. Inventariseer de benodigde hardware

Bepaal het aantal werkplekken waar u nieuwe telefoons wilt installeren. Inventariseer vervolgens wat u nodig heeft aan toestellen en aan andere hardware. Zoals:

  • Vaste telefoons
  • Loop (dect)telefoons
  • Headsets
  • Mobiele telefoons
  • Thuiswerk verbinding(en)
  • Faxen (in – en uitgaand)
  • Deur/video intercoms
  • Alarminstallatie en
  • Overig modem verkeer
  • Stap 4. Vergelijk de leveranciers

Maak een keuze uit een beperkt aantal leveranciers, die kennis hebben van de huisartsenmarkt en laat ze een offerte uit brengen. Ga niet blind af op de goedkoopste aanbieder. Uw praktijk stelt hoge eisen aan de beschikbaarheid en de functionaliteit van uw telefooncentrale. Daar zijn kwalitatief hoogstaande producten voor nodig. Schaft u een (te) goedkoop product aan, dat niet is toegerust om de grote hoeveelheden telefoontjes die een medische praktijk  dagelijks krijgt te verwerken, dan krijgt u daar snel spijt van. U heeft immers geen zin om veel ‘gedoe’ met patiënten over uw bereikbaarheid te krijgen. Een telefoonaansluiting die veel storingen geeft kost u uiteindelijke veel meer tijd en ergernis.

Veel aanbieders verpakken hun tarieven in mooie marketingtermen, die versluierend kunnen werken. Dat maakt het voor de leek lastig om tot een goede (prijs)vergelijking te komen.  Om de diverse offertes met elkaar te kunnen vergelijken is het van belang om een goed overzicht te krijgen van de verschillende kostenposten die in een offerte behoren te worden behandeld.

Ga uit van een zestal elementen die de prijs bepalen:

  • Het type breedbandverbinding
  • De ondersteuning (Helpdesk en SLA)
  • De eenmalige kosten
  • De maandelijkse kosten
  • De gesprekskosten
  • De looptijd van het contract

Tijdens onze eigen marktanalyse hebben wij aan iedere leverancier gevraagd om  hun tarief per kostenelement kenbaar te maken. Hierdoor werd de prijsopbouw per leverancier voor ons pas echt transparant.

Onze checklist bestaat uit een Excel bestand dat u zelf kunt invullen. Hierin hebben wij alle kostenposten voor u net zo uitgesplitst en onder elkaar gezet, zodat u de prijzen van iedere leverancier goed kunt vergelijken. Zo kunt u appels met appels vergelijken. Onderaan dit artikel vindt u de link waar u de checklist kunt opvragen.

  • Stap 5: Realisatie

De verhuizing (ook wel portering genoemd) van uw telefoonnummers van de huidige operator naar de nieuwe provider zal altijd in 2 stappen gaan. Eerst worden de IP-toestellen aangesloten, zodat u al met VoIP uit kunt bellen. Zodra de telefoon nummers zijn geporteerd wordt ook het binnenkomende telefoonverkeer omgezet. Tijdens het  verhuizen van de nummers bent u slechts enkele minuten tot maximaal een half uur onbereikbaar.

  • Stap 6: Opzeggen lopende abonnementen

Wij komen het nogal eens tegen dat de nieuwe centrale is aangesloten en dat de leverancier de oude ISDN kastjes heeft laten zitten en dat het abonnement gewoon doorloopt. Dat is zonde van het geld. Vergeet niet om het ISDN abonnement bij uw oude provider op te zeggen. De oude ISDN centrale, kastjes en toestellen kunnen worden verwijderd.

B. De Checklist VoIP telefonie.

 

Met onze checklist kunt u de offertes van diverse aanbieders van VoIP telefonie  beter met elkaar vergelijken. Een goede vergelijking is vaak erg lastig omdat iedere leverancier het weer op een andere manier  aanbiedt en u ze niet goed met elkaar kunt vergelijken. U kunt deze gratis checklist downloaden (in de link hieronder ).

Onze checklist is met veel zorg gemaakt door de technische staf van Medichain. De checklist bestaat uit een uitgebreid Excel werkblad, waarin zij alle zaken, die u moet weten om tot een goede vergelijking te kunnen komen, reeds voor u hebben geïnventariseerd.

U hoeft slechts de prijzen van de verschillende leveranciers in het Excel bestand in te vullen en u krijgt een duidelijk overzicht in de prijsverschillen.
PS: De checklist sturen wij uitsluitend toe aan onze gebruikers, zoals huisartsenpraktijken, apothekers of gezondheidscentra.

Voor meer informatie en een demo van onze VoIP oplossing kijk op: www.mediphone.nl

Interesse? Vraag hier uw eigen Stappenplan & Checklist aan.

Geplaatst in Financieel, Hosted telefonie, ICT, Inkoop, Management, Organisatie, Telefonie, Uitgelicht-homepage, VoIP telefonie.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *