Hoeveel korting wilt u ?

Jaren gelden vroeg ik aan een van onze leveranciers voor de praktijk of ik korting kon krijgen. Het antwoord verbaasde mij nogal: “Hoeveel korting wilt u dokter? Zegt u het maar”.  Ik kreeg uiteindelijk 18% korting en was helemaal blij. Ik begreep toen alleen nog niet zo goed hoe het kortingen systeem bij leveranciers werkte. 

Tekst Bob van Heukelom, redacteur MedZ-Online.

inkopen voor de praktijk

Slimmer inkopen voor de praktijk

Slimmer inkopen voor de praktijk.

Huisartsen maken zich vaak zorgen over hun inkomsten. Dat is ook niet zo vreemd, als je bedenkt dat er ieder jaar weer wordt gekissebist over de tarieven en de declaraties. Maar het gekke is dat huisartsen over het algemeen veel minder aandacht besteden aan de kostenkant van hun praktijk . En dat is begrijpelijk, want dat is veel minder inzichtelijk te maken. Kosten analyses maken en inzicht krijgen in de inkoop processen zijn voor huisartsen te tijdrovend en de meesten vinden het ook weinig interessant.  Toch valt daar meer te halen dan over het algemeen wordt gedacht.

Zeker als je beseft dat tot de inkoop, naast de medische producten en kantoorartikelen ook belangrijke zaken zoals bijvoorbeeld ICT, telefonie en energie gerekend moeten worden.  Maar vergeet ook niet de ondersteunende diensten die u moet uit besteden, zoals  accountantsdiensten , salarisadministratie, belastingadvies, software abonnementen, verzekeringen,  schoonmaakkosten, arbodienst etc. Deze zaken behoren feitelijk ook allemaal tot de inkoopkosten van een praktijk.


“Bedenk dat alle zaken, die worden geleverd of uitgevoerd door derden, tot de ‘inkoop’ gerekend worden”


Gaat u voor de hoogste korting?

Korting zegt op zich niet zo veel, het gaat er om wat u uiteindelijk betaalt voor een product. Wat zegt het mij dat als ik 30% korting krijg op een product? Moet ik daar blij van worden of zit er toch een addertje onder het gras?
Waar ik al snel achter kwam, was dat veel leveranciers verschillende bruto prijslijsten hanteerden bij hun kortingsaanbod. Al naar gelang van het belang dat de klant voor de leverancier heeft, ziet deze klant een andere bruto prijs voor een product.

Wij hebben leveranciers meegemaakt die, ongelooflijk maar waar, negen (!) verschillende bruto prijslijsten hanteerden. Dus als de klant vroeg om korting dan bood de leverancier 18% korting aan maar in werkelijkheid betaalde nog de klant nog steeds bijna net zoveel als toen er maar 5% korting werd aangeboden. Zo kan een leverancier tegen kleine klanten zeggen dat ze hetzelfde percentage korting krijgen als grote klanten, maar betalen de kleintjes toch veel meer, omdat ze vanaf de hogere bruto prijslijst zijn berekend.

Een leverancier kan u dus vertellen dat u 37% korting krijgt, maar waarop die korting dan berust weet u niet. Als u dan bijna net zo veel moet betalen als de prijs in de winkel zonder korting, dan weet u dus dat u gefopt bent. Gelukkig voor de leveranciers doen maar heel weinig klanten daar onderzoek naar. Vandaar dat alle winkels u tegenwoordig toeschreeuwen met bizarre kortingspercentages.


“Wij hebben leveranciers meegemaakt die wel 9 verschillende bruto prijslijsten hanteerden.”


Bent u ook een verliezende prijsjager?

Stel u bent er op gebrand om zo scherp mogelijk in te kopen. U ziet dat verbandmaterialen bij leverancier A goedkoper zijn dan elders, maar zijn hechtmateriaal is weer veel duurder, dus dat koopt u dan bij een ander. Voor uw kantoorartikelen pluist u de aanbiedingen van de binnengekomen folders uit. U bespaart daarmee vele euro’s en dat stemt tot voldoening. Tenminste dat denkt u.

Zo werkt het ook bij veel Nederlanders die alle supermarkten aflopen en op zoek zijn naar koopjes. Voor mensen die geen werk hebben is dat natuurlijk niet zo’n probleem, maar artsen kunnen hun tijd wel beter gebruiken. U en uw assistente zijn veel tijd kwijt aan het uitzoeken. Tijd waarin u veel meer had kunnen verdienen door gewoon uw werk te doen. Maar het meeste verlies lijdt u door de gevolgen, die dit soort zogenaamd ‘slim’ inkoopbeleid, met zich meebrengt.

Om dat te kunnen begrijpen is het begrip Total Cost of Ownership bedacht.

Het begrip: Total Cost of Ownership (TCO).

Als u de aankoopprijs van een product bij een bepaalde leverancier afzet tegen alle kosten die de bestelling met zich meebrengt, dan houdt u de werkelijke prijs over. Als er alleen naar de aankoopprijs wordt gekeken en men vergeet daarbij zaken als het verwerken van een order, de levercondities van de leverancier, de leversnelheid, de onderhoudskosten en de vervangingswaarde dan kan iets goedkoop lijken maar duur uitpakken. Al deze factoren tezamen worden samengevat  onder de term: Total Cost of Ownership.  (TCO). 

Als u een aankoop doet, kijkt u daarbij dus niet alleen naar de aankoopprijs, maar neemt u alle kosten in ogenschouw, die de bestelling met zich meebrengt. Dan blijkt dat veel andere factoren bepalend kunnen zijn voor de uiteindelijke prijs die u, voor een product betaalt.

Bedenk dat aanbiedingen of ‘koopjes’ vaak meer kosten dan het op het eerste gezicht lijkt. Iets kopen omdat het top dat moment goedkoop lijkt brengt een aantal vervelende bijwerkingen met zich mee, waar veel mensen niet zo over nadenken. Wij komen regelmatig tegen dat een praktijk een grote voorraad van onbruikbare verbruiksmaterialen op de plank heeft liggen die zijn gekocht omdat het een aantrekkelijke aanbieding betrof. Zo liet een huisarts ons een toiletruimte vol met (40 stuks!) de verkeerde toners zien, die door een assistente was aangeschaft omdat ze het een hele mooie aanbieding vond. De leverancier weigerde de toners terug te nemen, omdat het ‘eenmalige aanbieding’ was.


“Zo liet een huisarts ons ooit een toiletruimte vol met (40 stuks!) verkeerde toners zien, die door een assistente was aangeschaft, omdat ze meende dat het een hele mooie (eenmalige) aanbieding was.”


Bij aanbiedingen of koopjes komen dezelfde procedures kijken die ook bij een reguliere bestelling horen: Het aannemen en verwerken van binnenkomende pakketten, het inboeken en verwerken van de nota’s, het eventueel afbestellen van verkeerde bestellingen etc. Zodra dit om veel ‘koopjes’ gaat zijn alleen al alle extra handelingen de oorzaak dat de voordelen snel zullen wegsmelten tegen het extra werk wat het met zich mee brengt. Dan vergeten we voor het gemak nog de meestal minder goede service en leveringscondities, die daarbij horen en de mogelijkheid om op de lange termijn de producten bij te bestellen. Als u al die factoren laat meetellen dan zult u gauw merken dat een leuke aanbieding vaak toch meer kost dan je denkt. De Total Cost of Ownership is dan veel te hoog.

Als u het gehele proces van bestellen, verwerken en leveringscondities uitrekent, zult u merken dat het jagen op koopjes uiteindelijk veel geld- en tijdverlies veroorzaakt. Zodra je gaat inkopen met het TCO principe in het achterhoofd, betekent dit dat uw inkoopproces volwassen wordt. Veel leveranciers zijn bereid om een praktijk hiermee te ondersteunen en zullen bereid zijn om gunstige afspraken met de praktijk te maken als je een contract met ze sluit. U kunt dan met een gerust hart uw inkopen doen bij de leverancier met wie u sluitende afspraken heeft.


“Bedenk dat aanbiedingen of ‘koopjes’ meer kosten, dan het op het eerste gezicht lijkt”. 


Ergo: Het product met het laagste TCO zal op de lange duur meer waarde hebben dan degene met een hoger TCO.

Samenwerking loont ook bij het inkoopproces.

Huisartsen in grotere centra laten tegenwoordig hun praktijkmanager vooraf onderhandelen met hun leveranciers. Huisartsen in kleinere parktijken hebben daar geen tijd voor en ze zijn daar ook niet voor opgeleid. Het kost hun onnodig veel tijd en het levert relatief weinig op, want artsen kennen het prijzenspel niet. Aansluiten bij een inkooporganisatie voor de eigen branche kan aantrekkelijk zijn, maar de contributie is meestal aan de hoge kant.

Huisartsen die samenwerken in een HOED doen er goed aan om hun voorraden op elkaar af te stemmen en gezamenlijk op te trekken als inkooppartij. Daarmee staan ze veel sterker als inkopende partij en zijn leveranciers eerder bereid om gunstige prijsafspraken te maken.

Een kostenmaatschap verdient zich altijd terug. Kijk daarbij niet naar wat iedereen gebruikt, maar maak een redelijke verdeelsleutel, waar iedereen in zich kan vinden.

Laat het onderhandelen aan mensen over die er verstand van hebben. Praktijkmanagers die voor meerdere praktijken met leveranciers collectieve afspraken kunnen maken zijn meestal veel succesvoller dan als huisartsen dit zelf gaan doen. De voordelen van samenwerking laten zich in nog grotere mate gelden als dit op regionaal gebied gebeurt. Bijvoorbeeld in het geval van een goed werkende samenwerking binnen een zorggroep of een regio.

Leerpunten:

  • Maak eens een inkoopscan van uw praktijk. Hoeveel verschillende leveranciers heeft uw praktijk ?
  • Bereken om hoeveel pakkettjes, pakbonnen, servicetelefoontjes en facturen dat op jaarbasis gaat.
  • Bedenk dat: Hoe meer diverse leveranciers u heeft hoe inefficiënter uw organisatie werkt.
  • Probeer te gaan werken vanuit de gedachte van het“Total cost of Ownership” concept. Dat levert meer op dan het najagen van aanbiedingen.
  • Bedenk dat: Eén inkoopnota verwerken kost u gemiddeld € 25,- per factuur (voor kleine organisaties).
  • Door het aantal leveranciers te beperken bespaart u veel tijd en administratiekosten.
  • Zorg voor efficient voorraadbeheer met een vaste voorraad artikelen die niet steeds wisselt.
  • Wees voorzichtig met aanbiedingen. Het zijn lokkertjes om u binnen te krijgen, zodat u duurdere producten gaat kopen, maar u zit op een gegeven moment met een rommelige voorraad.
  • Werkt u in een HOED bedenk dan: Door een kostenmaatschap op te richten koop je veel efficiënter in.
  • Gezamenlijk inkopen met een groep regionale huisartsen kunnen u nog meer besparingen en gemak opleveren.

 

Noot: Medichain was tot 2014 zo’n voorbeeld van een inkooporganisatie. In de loop der jaren hadden zo’n 760 huisartspraktijken zich aangesloten bij Medichain. Hierdoor waren leveranciers bereid om hogere kortingen te bieden die zich ook vertaalden in een betere inkoopprijs. Helaas beet het succes zich Medichain in de staart, omdat de leveranciers merkten dat steeds meer klanten van hen, die nog nooit korting hadden gekregen, zich aansloten bij Medichain. Dat was dan ook de reden dat in 2014 Medichain genoodzaakt was om een omslag te maken en van een inkooporganisatie opeens moet omschakelen naar een verkooporganisatie.

Zo ligt u niet meer wakker van praktijkstress!

Iedere huisarts maakt regelmatig heftige ervaringen mee in de praktijk.  Of het nu gaat om een ingrijpend ziektebeeld  bij een patient, een klacht, of om gedoe met het personeel, het kan een gezonde slaap behoorlijk in de weg zitten.  Deze vijf tips helpen je om de stress aan het eind van de dag makkelijker van af te zetten.

Geen enkele huisarts is vrij van stress. Je maakt vaak zulke ingrijpende gebeurtenissen mee dat het vrijwel onmogelijk is om hier stoïcijns onder te blijven. En dan hebben we het nog niet eens over al die klussen die je iedere dag weer moet afwerken: Die patient die je nog zou bellen of waar je beloofd heb nog langs te gaan. De declaraties die weer moeten worden doorgezet. De arbeidscontracten die nog moeten worden aangepast, enz., enz. .


“Als huisarts maak je zulke ingrijpende gebeurtenissen mee, dat het vrijwel onmogelijk is
om hier stoïcijns onder te blijven”


Het blijft maar door je hoofd malen. Daardoor val je veel te laat in slaap en begin je niet uitgerust aan de nieuwe dag.
Overkomt dit je geregeld? Dan is de kans groot dat je in een vicieuze cirkel van chronische stress terecht komt. Je begint steeds meer geprikkeld te raken en uiteindelijke ervaar je ook stress die door kleine dingen wordt veroorzaakt, waar je volger niet om zou malen.

Ben je huisarts praktijkhouder dan geef je leiding aan een team en heb je een grote verantwoordelijkheid. Het is dan juist belangrijk om op lange termijn een goede nachtrust te genieten om de juiste, weloverwogen beslissingen te nemen.

Het is voor veel huisartsen onvermijdelijk dat ze hun werk zo nu en dan mee naar huis nemen.  Vaak moet je stoom afblazen na een drukke dag en blijven je gedachten in een cirkel steeds terugkeren naar alle spannende gebeurtenissen van die dag.

Zorg je ervoor dat je de deur van je praktijk op de juiste manier achter je dicht doet, dan slaap je een stuk rustiger, zo denkt althans zakenvrouw Deborah Bright in een artikel op Harvard Business Review. Ze geeft vijf tips om je werk van je af te schudden op het eind van de werkdag.

Hoe voorkom je dat je gestresst thuis komt?

Bestaan er nog huisartsen zonder smartphone? Vast wel, maar dat aantal is klein. Heel handig zo’n technisch hoogstandje, waar je alles in kunt terugvinden, maar dat is ook een bron van aanhoudende onrust. Het is ook je kantoor op zak, met alle  binnenkomende e-mails en telefoontjes. Het eerste wat je kunt doen is om die stoorzender zo nu en dan het zwijgen op te leggen.


Je smartphone?
Het eerste wat je kunt doen is om die stoorzender zo nu en dan het zwijgen op te leggen.


Het helpt om je smartphone zo in te stellen dat je niet continue gestoord kan worden door meldingen en onnodige telefoontje. Bekijk de tips voor je smartphone onder aan deze blog.

Tip 1: voer nog één kleine taak uit

Tip: beantwoord een mail op het einde van de dag

Volgens Bright kan het nuttig zijn om op het eind van de dag nog één taak af te ronden. Dit kan van alles zijn: een mail beantwoorden, een telefoontje plegen of een afspraak maken. De reden dat je dit zou moeten doen, is dat je hierdoor op het einde van de dag een goed gevoel krijgt over je gedane werk. Eindigen met een work-in-progress zou minder bevredigend zijn, omdat je op het einde van je dag niet het gevoel krijgt iets te hebben afgesloten.

Tip 2: schrijf een to-do-list

Het is handig om een to-do-list bij te houden, of je dat nu digitaal doet of op papier. Bright raadt aan om hier je taken op te noteren, in volgorde van belangrijkheid. Als je de meest belangrijke dingen eerst afmaakt, kun je die alvast afvinken. Hoe meer afgevinkte taken je ziet, hoe meer vertrouwen je krijgt in het afronden van de taken die nog op je te wachten staan, gaat het idee.

Tip 3: ruim je bureau op

Een opgeruimd bureau zorgt voor een opgeruimd hoofd

Klinkt als een open deur, maar zeg eens eerlijk: ruim je je bureau iedere dag op? Bright haalt een studie aan, waarbij respondenten aangeven dat zij met een niet opgeruimd bureau de volgende ochtend opnieuw dezelfde stressgevoelens kregen als de dag ervoor. Logisch ook: de chaos op je bureau herinnert je aan je vele taken. Een opgeruimd bureau zorgt dan ook voor een opgeruimd hoofd, beargumenteert Bright.


“Al deze stappen bij elkaar zouden volgens Bright
dagelijks slechts 10 tot 15 minuten van je tijd vergen” 


Tip 4: gebruik een eind-van-de-dag-ritueel

Schijnt te helpen, volgens Bright: het zogeheten eind-van-de-dag-ritueel. Dit kan van alles zijn. Bijvoorbeeld het telefoontje naar je partner over wat jullie gaan eten, het uitzetten van je computer of het op slot doen van je kantoordeur. Het idee hierachter is dat je door dit dagelijkse ritueel realiseert dat je werkdag er weer opzit. Gebruik de overige uren in je dag om te ontspannen, zodat je je de dag erop weer fris kunt richten op de groei van je bedrijf. Groeien doe je immers niet in de late avonduurtjes.

Tip 5: begin de avond positief

Een positief gesprek kan wonderen verrichten

Na het werk vragen de meeste mensen thuis: ‘Hoe was je dag?’ Volgens Bright is dit niet de manier om het avondgesprek te beginnen. Dergelijke conversaties vervallen namelijk al snel in geklaag van alle partijen over het werk. Je kunt volgens haar beter vragen wat voor leuke dingen er vandaag zijn gebeurd. Op een positieve manier, dus: zo haal je meer energie uit de conversatie. Volgens Bright loont het ook om vooral te vragen naar wat de ander heeft gedaan en na een stressvolle dag niet ellenlang uit te wijden over de vele taken die je zelf had. Dat komt morgen wel weer.

Al deze stappen bij elkaar zouden volgens Bright dagelijks slechts 10 tot 15 minuten van je tijd vergen. Tel daarbij op de extra tijd die je hierdoor ’s nachts slapend doorbrengt en de rekensom lijkt snel gemaakt. Worth the try, is het niet?

Heb je daar niet genoeg aan dan is onze laatste tip zeker de moeite waard om te proberen.


“Leer mindfulness mediteren bijvoorbeeld met de ‘Headspace’ app”


Extra tip 6:  Gebruik een mindfulness app.

Een mindfulness app zoals ‘Headspace’, kan je leren om anders tegen je zorgen en je onrust aan te kijken en veel rust in je hoofd brengen. Er zijn veel apps daarvoor beschikbaar, maar volgens de Bas van der Veldt, het boegbeeld van Afas Software, is Headspace een van de betere apps daarvoor. Vooral de prettige stem en de geleidelijke opbouw van hun programma zorgt voor een dagelijkse diepe ontspannende ervaring.

Hopelijk hebben deze tips een positieve uitwerking op je werkplezier.
Veel succes!

Referenties:

  1. Stel je smartphone in zodat je minder wordt afgeleid:  tech breaks en telefoonvrije periodes.
  2. De vijf tips van Deborah Bright uit Harvard Business Review:   https://hbr.org/2017/11/how-to-let-go-at-the-end-of-the-workday
  3. Bron: Sprout.nl: “Vijf tips om je werk van je af te schudden op het eind van de werkdag”.
  4. Headspace: https://www.headspace.com

Negen tips voor een aantrekkelijke afspeellijst in uw wachtkamer.

Om een aantrekkelijk programma op je wachtkamerscherm of wachtkamer TV te kunnen laten afspelen is het van belang dat je de  afspeellijst zo gevarieerd mogelijk samenstelt.

Het kost wat tijd om een speellijst voor te bereiden maar als je eenmaal een paar verschillende speellijsten hebt gemaakt dan kan je er lang plezier van hebben. Het bijhouden is meestal weinig werk, want veel onderwerpen worden automatisch vernieuwd.

1. Zorg voor structuur

In veel wachtkamers hangen informatieschermen, waar goed bedoelde informatie over openingstijden, de spelregels van de praktijk of gezondheidsadviezen worden gegeven. Voor patiënten is deze stroom van droge informatie vaak niet erg aantrekkelijk om naar te kijken. De meeste patiënten zijn vooral met zichzelf bezig op zo’n moment. Zorg er daarom voor dat je afspeellijst afwisselend en luchtig is.


Wissel af tussen informatievoorziening, actualiteit, verstrooiing en een ‘personal touch’.


Als de kijker zojuist een weerbericht heeft gezien dan is het niet boeiend om dit twee fragmenten later nog eens te tonen. Hetzelfde geldt voor widgets die tekst tonen en widgets die visuele content aanbieden.

National Geographic photo of the day

Probeer een goede afwisseling te maken tussen bijvoorbeeld widgets van de Nu.nl  met tekst en een foto van bijvoorbeeld ‘Flickr’ of de National geographic’ een eigen mooie natuurfoto, of een Fokke & Sukke widget die juist heel visueel zijn.

Voeg een bumper (een bewegend tussenbeeldje tussen twee fragmenten) toe aan je afspeellijst en laat deze met regelmaat terugkomen. Op deze manier creëer je blokken met content, die voor zowel de kijker als voor de maker overzichtelijk zijn.

Onder punt 3 zie je een voorbeeld van een gestructureerde afspeellijst

2. Maak een verdeling tussen informatie & amusement

Een informatiescherm in de wachtkamer is ideaal om patiënten op de hoogte te stellen van belangrijke wetenswaardigheden over de praktijk. Maar een afspeellijst met alleen maar teksten die over de praktijk gaan zullen al snel niet meer worden bekeken. Daarmee schiet je je doel al snel mee voorbij.

Een goede afspeellijst moet vooral leuk en interessant zijn om naar te kijken. Hoewel je de klant misschien vooral wilt informeren over zaken die de praktijk aangaan, is het eerst van belang dat de afspeellijst aanzet tot kijken.
Zorg daarom voor een verhouding waarin 75% amusement is en 25% informatie.


“Het is van belang dat de speellijst aantrekkelijk is om naar te kijken.” 


3. Wat is de minimale lengte van een afspeellijst?

Een afspeellijst is eenvoudig samen te stellen door verschillende fragmenten onder elkaar te plaatsten. Een afspeellijst kan er bijvoorbeeld zo uitzien.

Voorbeeld van een speellijst. Klik op de foto om deze te vergroten.

Zoals je ziet in het voorbeeld worden tekstblokken en informatie-fragmenten van bijv. Nu.nl of de buienradar, afgewisseld met bewegende fragmenten zoals korte nieuwsflitsen of natuurfilmpjes. Door het werken in blokken breng je structuur en afwisseling aan. Dit zorgt ervoor dat je de interesse vasthoudt.

In dit voorbeeld is er gekozen voor een blok met de volgende opbouw: Bumper – 1x informatief fragment – 3x een nieuws- of amusement fragment. Elk blok duurt ongeveer één minuut, de kijker zit ongeveer tien minuten in de wachtkamer.


“Maak meerdere speellijsten zodat je dagelijks kunt wisselen van speellijst.”


Zorg dus voor ongeveer tien blokken per afspeellijst. Dit biedt de praktijk de mogelijkheid tot zo’n tien informatieve fragmenten te laten zien.

Uiteraard is het leuker als je meerdere afspeellijsten samenstelt, die je op de verschillende dagen van de week kunt laten afspelen. Zo zorg je voor voldoende afwisseling.

4. Gebruik Social Media

Vergeet niet om Social Media fragmenten toe te voegen aan je afspeellijst als de praktijk die aanbiedt. Hierdoor creëer je interactie met de kijker. Het is mogelijk om Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram toe te voegen aan je afspeellijst.

social media voor huisartsen

Social media in de medische praktijk

 

 


“Social media fragmenten spelen in op de actualiteit, zijn vaak vermakelijk en houden een speellijst luchtig”


 

Deze fragmenten zijn vaak vermakelijk, maar zetten ook aan tot het ‘liken’ of volgen van de Social Media pagina’s van de praktijk. De widgets bieden de mogelijkheid om nuttige informatie luchtig aan te bieden. Een Facebookupdate over de huisartspraktijk is leuker om te lezen dan hetzelfde bericht opgemaakt in een tekstfragment.

5. Voeg actuele berichtgeving toe aan de speellijst

Het is niet erg om bijvoorbeeld de ‘Nu.nl headlines’ widget vaker dan één keer te programmeren in een afspeellijst. Dit zorgt zelfs voor herkenning. Zorg er alleen wel voor dat de berichten niet telkens hetzelfde zijn.

 

Bij het aanmaken van een “newsroom” widget, zoals ‘Nu.nl headlines’, kan je met een cijfer aangeven welk bericht je wilt tonen uit de feed. Indien de widget één keer wordt ingezet in de afspeellijst dan kies je voor ‘1’ (het meest recente bericht).

Indien je meerdere gelijke newsroom widgets wilt laten zien dan vul je de eerste keer ‘1’ in en de tweede keer ‘2’ (het op één na meest recente bericht) etc.

 

6. Zorg voor eenheid in stijl.

Een stijl zorgt voor een evenwichtige vormgeving. Dit zorgt voor eenheid en creëert rust. Er worden verschillende stijlen aangeboden in onze narrowcasting.

Enkele voorbeelden van verschillende stijlen ziet u hier. Klik op de foto voor een vergroting

Probeer zoveel mogelijk met één stijl te werken. Voorbeelden van beschikbare stijlen zijn o.a. de volgende stijlen:

  • Healthcare,
  • Transparant,
  • Corporate,
  • Hipster
  • Basic

 

In dit korte filmpje ziet u een voorbeeld van enkele stijlen en een bumper.

 

7. Maak het persoonlijk.

Geef een speellijst een persoonlijke tintje. Dat wordt altijd erg gewaardeerd. Heeft u een interessante hobby, die voor anderen ook interessante plaatjes oplevert? Aarzel dan niet om die op te nemen in uw speellijst. Dat trekt erg de aandacht en maakt de speellijst nog interessanter om naar te kijken.


Een aantrekkelijke afspeellijst is zowel informatief als vermakelijk en…. is persoonlijk!


 Heeft u een mooie reis gemaakt? Laat uw patiënten daar dan van meegenieten. Patiënten zijn altijd geïnteresseerd in de dokter zelf. Zo maakt u het programma veel

Ook actiefoto’s van de praktijk doen het altijd goed. De assistente die een oor uitspuit, de POH achter haar bureau, in gesprek met een patient of de huisarts die een lichamelijk onderzoek verricht of een ingreep doet. De mensen vinden dat erg interessant om te zien. Zorg er wel voor dat de patient daarbij niet herkenbaar in beeld komt, of vraag eerst toestemming.

Om kinderen voor te bereiden op het lichamelijk onderzoek is het een interessante optie om bijvoorbeeld een foto of een heel kort filmpje op te nemen van een lichamelijk onderzoek van een kind. Dan kan het kind zich daar al mee identificeren.

 

 

 

8. Thuisarts films: De voors en tegens.

Onderwerpen over ziekten en aandoeningen worden als zwaar en soms als bedreigend ervaren. Het is goed om daar rekening mee te houden. In sommige wachtkamers zien wij langdradige ‘educatieve medische filmpjes’ van soms wel 20 minuten. Daar blijft iemand, die met zijn eigen probleem bij de dokter komt, niet lang naar kijken. Thuisarts filmpjes zijn dan een mooie aanvulling. Deze duren maximaal 3 minuten en zijn heel begrijpelijk.

Als je thuisarts fragmenten opneemt in je afspeellijst zorg er dan zeker voor dat deze regelmatig afgewisseld worden door een aantal verstrooiende fragmenten. Zo nu en dan een mooie foto of een klein grappig filmpje kan de aandacht vasthouden en bevordert een ontspannen sfeer in de wachtkamer.

Wij wensen u veel succes met het creëren van uw eigen wachtkamerscherm afspeellijst.

Stuur ons gerust uw commentaar of ervaringen die u zelf heeft. Heeft u zelf leuke fragmenten die u met anderen wilt delen dan willen wij u daar graag mee helpen.

9. Maak gebruik van een eenvoudig te bedienen CMS.

Zorg ervoor dat het programma dat u kiest een eenvoudig te bedienen beheersprogramma (CMS) heeft,  Een belangrijk criterium van voor zo’n programma moet zijn dat u snel kunt wisselen van speellijst. Beslis dus altijd voordat u tot aanschaf over gaat of het programma snel te leren is en dat u snel een nieuwe speellijs klaar kunt maken.

Heeft u nog geen wachtkamerscherm?

Kijk dan eens naar de wachtkamer-oplossingen op:  www.mediscreen.nl

Of bekijk de presentatie van het MediScreen programma hieronder:

De telefonische drukte de baas

Beperk telefonische wachttijden door slimmer te werken.

Zorgverzekeraars stellen steeds hogere eisen aan de telefonische bereikbaarheid van de praktijk. Ook patiënten willen dat de telefonische wachttijden voor de praktijk worden beperkt. Inzet van extra personeel is niet altijd haalbaar en meestal ook niet nodig. In dit artikel laten we zien hoe een aantal eenvoudige aanpassingen de telefonische bereikbaarheid verbeteren en de werkdruk drastisch verminderen. 

Door Maartje Zonderland, directeur van ‘ZonderlandZorglogistiek’

Maartje Zonderland


Telefonische bereikbaarheid in de eerstelijn in het geding.


Door zorgverzekeraars worden steeds hogere eisen gesteld aan de telefonische bereikbaarheid van huisartspraktijken en gezondheidscentra. Achmea verbindt bijvoorbeeld een gedeelte van de uitkering van de GEZ gelden aan deze bereikbaarheid. In de dagelijkse praktijk blijkt het moeilijk om aan deze eisen te voldoen. Het moeten beantwoorden van de oproep binnen 2 minuten en afschaffen van het ‘bandje’ hebben in veel praktijken tot een hogere werkdruk bij de doktersassistentes geleid. Met name de aanwezigheid van piekmomenten, gecombineerd met parttime krachten, vaak met een dienstrooster dat niet aansluit op deze piekmomenten, is hier debet aan. In dit artikel laten we zien hoe een aantal eenvoudige aanpassingen de telefonische bereikbaarheid kunnen verbeteren en de werkdruk verminderen.

Patronen in belgedrag herkennen

Een eerste aanzet tot het verbeteren van de telefonische bereikbaarheid is het herkennen van patronen in het belgedrag van patiënten.

De grote drukte tussen 8 en 11 uur, met name op maandagochtend, zal voor iedereen herkenbaar zijn. Desondanks wordt dit fenomeen vaak onderschat. Figuur 1 geeft het cumulatieve verloop van het aantal binnenkomende gesprekken over de dag weer voor een gemiddelde praktijk. Het blijkt dat de helft van de patiënten al voor 11 uur ’s ochtends belt. Ook zien we direct dat slechts een klein gedeelte van de gesprekken (30%) tussen 13 en 17 uur binnenkomt.

 

Figuur 1 aantal binnenkomende gesprekken in de huisartsenpraktijk

Figuur 1 – Cumulatief verloop van het aantal binnenkomende gesprekken over de dag

In Figuur 2 is voor een gemiddelde praktijk de verdeling van het aantal binnenkomende gesprekken over de dagen van de week weergegeven. Dat veel patiënten op maandag bellen is evident, evenals de rustige dagen woensdag en vrijdag. Hoewel dit in praktijken met veel parttimers lastig zal zijn, zal het aanpassen van dienstroosters op de verwachte telefonische vraag direct resultaat opleveren. Daarnaast dient het tijdig opnemen van de telefoon en voorkomen van grote aantallen wachtenden niet alleen theoretisch maar ook praktisch prioriteit te krijgen. Dit betekent bijvoorbeeld het uitstellen van administratieve taken naar rustigere momenten (de middagen).

Figuur 2

Figuur 2 – Verdeling van het aantal binnenkomende gesprekken over de week


Een rapport met de uitdraai van het telefoongebruik geeft direct inzicht in belpatronen binnen een praktijk.


Kleine ingrepen hebben een groot effect

De tijd tot het beantwoorden van een telefoontje wordt bepaald door drie zaken:

  1. Het aantal patiënten dat binnen een bepaald tijdsinterval belt
  2. De gemiddelde gespreksduur
  3. Het aantal doktersassistentes dat de telefoon opneemt

Op het laatste onderdeel zijn we in de vorige paragraaf al ingegaan. In deze paragraaf laten we met behulp van wachtrijtheorie zien dat het beïnvloeden van punt 1 en 2 ook een grote invloed heeft.

In deze paragraaf kijken we dus wat het effect is van het beïnvloeden van a) het aantal patiënten dat belt en b) de gemiddelde gespreksduur. We nemen een voorbeeldpraktijk waarbij op maandagochtend tussen 8 en 13 uur 325 patiënten bellen. Voor het gemak nemen we even aan dat er elk uur ongeveer evenveel patiënten bellen, zodat het gemiddelde per uur 65 is. De gemiddelde gespreksduur is 2:30 minuten, zodat één assistente per uur gemiddeld 24 patiënten te woord kan staan. Er zijn drie assistentes ingeroosterd voor de telefoon, die samen 3×24 = 72 gesprekken per uur kunnen afhandelen. De werkdruk is dan gelijk aan 65/72 = 90%. Hoewel dit misschien een aanvaardbare werkdruk lijkt, is het vrij hoog zoals we zo zullen zien. Dit komt omdat de wachttijd voor de patiënt niet recht evenredig is, maar sterk toeneemt (meer dan exponentieel) met een stijgende werkdruk. Dit verklaart waarom een klein incident, zoals een patiënt waarvoor iets meer tijd nodig is dan verwacht, op drukke dagen een enorm effect heeft en zorgt voor problemen die de rest van de dag nog merkbaar zijn.

In Tabel 1 zijn een viertal scenario’s uitgewerkt. Allereerst is uitgerekend, met behulp van formules uit de wachtrijtheorie, wat in de voorbeeldpraktijk het gemiddelde aantal wachtende patiënten en de gemiddelde wachttijd is. Vervolgens wordt het effect bekeken van:

  1. Het verminderen van het aantal patiënten met 5%
  2. Het verminderen van de gespreksduur met 15 seconden
  3. Een combinatie van 1&2

Tabel 1

Het is evident dat twee relatief kleine ingrepen, namelijk het reduceren van het aantal inkomende gesprekken met slechts 5% en het reduceren van de gespreksduur, samen een drastische reductie van de wachttijd tot gevolg hebben. Ook de werkdruk voor de doktersassistentes wordt hiermee verminderd.


Onderzoek waar de piekuren ontstaan, de gemiddelde gespreksduur en de personeelsbezetting in de week.


Implementatie van de aanpassingen.

Hoe kunnen deze ingrepen nu ingevoerd worden? Het aantal patiënten dat belt kan bijvoorbeeld beïnvloed worden door:

  • Patiënten te stimuleren om voor minder dringende zaken op andere tijdstippen te bellen (’s middags of op woensdag/vrijdag)
  • Patiënten voor recepten naar een separate receptenlijn te laten bellen
  • Meer online af te handelen. Het voordeel van online afspraken maken is dat de doktersassistente meer vrijheid heeft in het moment van afhandelen van de taak, zodat ze het werk beter kan verdelen over de da

Merk op dat het in het voorbeeld maar om een reductie van 5% gaat. Dit kan al gerealiseerd worden door slechts één van de bovenstaande aanpassingen in te voeren.

De gemiddelde gespreksduur wordt verminderd door te kijken naar de opbouw van het telefoongesprek. In het algemeen bestaat het telefoongesprek uit twee delen: de triage en het maken van de afspraak. De triagetijd kan eventueel verkort worden door het geven van een triage training. De belangrijkste tijdswinst is echter te halen in het verkorten van de tijd die nodig is voor het maken van de afspraak. Dit kan met name bereikt worden door te zorgen voor genoeg afspraakplekken (op korte termijn) in de agenda van de huisarts, en goede afspraken over het overnemen van elkaars patiënten. Dit laatste is met name bij parttime werkende huisartsen essentieel. Hierdoor kan de doktersassistente snel een plek voor de patiënt vinden in de agenda.


Belangrijkste tijdwinst is te halen door het verkorten van de tijd die nodig is om een afspraak te maken 


 Leerpunten:

Het realiseren van een goede telefonische bereikbaarheid is niet eenvoudig, maar wel mogelijk.
Implementatie van verschillende gecombineerde kleine ingrepen, zoals wij in dit voorbeeld hebben aangetoond kan veel rust geven in de praktijk.

Het gaat hierbij om:

  1. Het aanpassen van dienstroosters,
  2. Het verminderen van het aantal inkomende telefoongesprekken en
  3. Het verkorten van de gespreksduur,

Als u deze aanpassingen goed implementeert en vervolgt dan leidt dit meestal tot een grote verbetering in uw telefonische bereikbaarheid.
Dan hoort u bij de praktijken waar de patiënt snel en vriendelijk geholpen wordt.

 

 

Patiënten stellen steeds hogere eisen aan de telefonische bereikbaarheid in de eerstelijn.

 

 

 

 

Top 10 beveiligingstips van Henk Gommans.

Beveilig uw patiënten-data tegen cybercriminelen

‘Ik zie veel onwetendheid in de huisartsenpraktijken als het om techniek gaat’.

‘De beveiliging van patiënten-data moet echt veel beter’.

Interview met Henk Gommans, voormalig ICT-beheerder bij de zorggroep IZER in Rotterdam, over de beveiliging van patiënten data in de huisartsenpraktijk.

Interview en foto: Bob van Heukelom, redacteur MedZ-Online

Henk Gommans was een graag geziene ICT-er in de Rotterdamse huisartsenpraktijken. Zijn taak was het om de meer dan 150 huisartsenpraktijken van de Zorggroep IZER in Rotterdam, te ondersteunen met hun ketenzorgsysteem (KIS).

Binnenkort stapt de Rotterdamse zorggroep IZER over op het No-KIS systeem van VIP Live.  Dat komt precies op tijd voor Henk. Met zijn kersverse eigen bedrijf 4CARE ICT kan hij nu zijn droom waarmaken.

Henk Gommans ICT consultant Rotterdam

Bij de Zorggroepen IZER en Cohaesie in Rotterdam was Henk medeverantwoordelijk voor de gehele kantoorautomatisering en de VoIP telefonie. Deze allround ervaring sterkte Henk in zijn al langer sluimerende plannen om voor zichzelf te gaan beginnen. Toen duidelijk werd dat de KIS-ondersteuning na 1 oktober zou gaan stoppen was zijn besluit snel genomen. We zijn benieuwd naar zijn ervaringen in zoveel huisartsprakijken en naar zijn tips en aanbevelingen over databeveiliging van patiënten-data in de praktijk.  Maar eerst willen we weten wat het No-KIS systeem inhoudt.

Het No-Kis systeem?

‘Ja, VIP Live is het No-KIS systeem of ook wel virtueel KIS systeem, de Rotterdamse zorggroep IZER zal dit jaar Portavita inruilen voor VIP live. Alle huisartspraktijken gaan weer in het HIS werken en alleen de berichten bestemd voor de ketenpartners gaan via VIP Live.

Is dat een landelijke trend?

Ik geloof het wel. Ik denk dat als IZER, als een van de grotere zorggroepen, over gaat en een paar grotere steden meegaan dat een Vital Health en een Portavita heel erg moeten gaan uitkijken.


‘De beveiliging van patiënten-data leeft niet echt bij huisartsen. Ze hebben er gewoon de tijd niet voor.’ 


Henk, heb jij het idee dat beveiliging van patiënten-data iets is wat al een beetje leeft bij huisartsen in de praktijk?

‘Nee, want dat is ook weer iets wat er bijkomt voor de huisartsen en ze hebben al zoveel op hun bordje liggen. De huisartsen krijgen het steeds drukker en de tijd ontbreekt gewoon om zich in daarin te verdiepen.’ Ik hoor vaak: “Dat is toch iets waar mijn HIS leverancier voor moet zorgen”.

Was er vanuit IZER aandacht voor de beveiliging in de praktijk?

‘Ja, wij letten wel heel goed op wat er over de mail wordt verstuurd. We keken onder andere naar welk mail account ze gebruiken. Voor mij was dat een speerpunt, want ik heb daar veel over geleerd bij de cursus “Dataprotection & Privacy”.
We merken dat veel huisartsen nog op een Gmail of Hotmail account zitten en dan denk ik bij mezelf: Dit is niet goed!’

Worden die zaken weleens besproken of is dat een aandachtspunt bij de IZER?

‘Nee, dat was niet mijn taak en bij de IZER gaan ze daar ook niet over, maar dat wordt nu wel mijn taak, want beveiliging van patiënten-data wordt wel een steeds belangrijker item.’

Denk je dat je dat huisartsen daar interesse voor hebben?

‘Ik denk het wel, omdat de kosten ervan ontzettend laag zijn en je kunt de beveiligingsstatus van je praktijk daarmee een sterk verbeteren. Als ik ze daarvan kan overtuigen dan denk ik dat ze er wel voor open zullen staan.’


‘Met een gmail of hotmail account privacy gevoelige mails sturen? Dat kan je beter niet doen’.


Wat zou je dan het liefst zien dat er gaat gebeuren?

‘Nou in ieder geval dat ze niet meer met die Gmail en Hotmail accounts gaan mailen, want je weet echt niet waar je data terecht komt. Google en Microsoft kunnen die data gewoon gebruiken!’

Is het niet zo dat het zelfs verboden is om privacy gevoelige berichten via buitenlandse providers te versturen?

‘Ja dat klopt, maar daar wordt nog weinig op gelet en de meeste praktijken zijn daarvan helemaal niet op de hoogte.’

Wat is dan het alternatief?

‘Een eigen domeinnaam aanschaffen bij een Nederlandse provider. Voor 40 euro per jaar krijg je voor de hele praktijk een x aantal eigen emailadressen en dan ben je klaar. Dan heb je in ieder geval al één stap gemaakt, je mailverkeer met patiëntengegevens gaan niet meer de grens over.’

‘Het gekke is dat ze meestal wel gebruik maken van Zorgmail voor de EDIFACT berichten naar andere partijen toe. Maar die zorgmail kan je ook koppelen aan je eigen mail via je eigen domein. De meeste praktijken weten eigenlijk niet goed hoe het allemaal werkt en het kost ook wat geld.’


‘Ik zie veel onwetendheid als het gaat om simpele ICT techniek in de huisartsen-praktijk’


Heeft de gemiddelde huisarts genoeg kennis van ICT?

‘Een enkeling, maar de meesten weten vaak niet eens wat er in het pand staat qua routers, centrales, servers en verbindingen. Ik zie zoveel onwetendheid als het om techniek gaat. Sommigen willen er zelfs niets mee te maken hebben. Eigenlijk is het hele technische gedeelte een black box voor de meesten. Dat is helemaal niet erg maar laat het dan doen door een professional.’

In welk percentage van de praktijken schat je dat ze van toeten nog blazen weten qua technische installaties?

‘Nou, ik zou durven zeggen wel in zo’n 75% van de gevallen. Vaak hebben ze zich laten overhalen door een verkoper die dan ‘alles’ in de Cloud zet, maar als er een update wordt gedaan of er moet wat aan de werkplekken gedaan worden dan komen ze niet langs, want ‘dat zit niet in het contract’.

Onbegrijpelijk vindt Henk het: ‘De meeste huisartsen willen er ook geen geld aan uitgeven. Ik ken een praktijk en die heeft nog een pc met Windows XP met een 14” CRT monitor. Dan zeg ik ‘Kom op, koopt toch een nieuwe computer! Het maakt je werk zoveel prettiger’, Maar nee, dat vinden ze dan zonde van het geld, want ‘hij doet het toch nog?’

Waar ligt dat dan aan? Zijn de kosten te hoog of hebben ze koudwatervrees?

‘Het interesseert de meeste niet of hebben het te druk. Het gaat zo nog goed voor hen en ze zien de noodzaak er niet van in. Of ze zijn bang dat ze hun gegevens kwijtraken. Maar ik ben bang dat ze zichzelf nog heel erg gaan tegenkomen.’


‘Speciale data-protectieprogramma’s bieden goede bescherming van de patiënten-data en zijn niet duur.’


Ben jij nog van plan om speciale beveiligings-producten aan te gaan bieden

‘Ik maak gebruik van speciale dataprotectie programma’s. Daarmee bied ik de praktijken uitstekende bescherming.  Via een speciaal dashboard kan ik alle aangesloten praktijken op afstand kan bijhouden. Zodra er een Trojan of andere Malware, zoals gijzelsoftware of Ransomware via de mail binnen komt krijg ik als eerste een melding. Ik zie direct wat er aan de hand is en kan dan snel ingrijpen.’

Henk benadrukt: ‘Inbraak in je systeem kan grote gevolgen hebben en de boetes die de overheid oplegt als er patiënten-data worden gehackt liegen er ook niet om. Maar het hangt ervan af wat je wilt beveiligen. Er zijn huisartsen die alles prima beveiligd hebben en daar ook wat voor willen investeren en je hebt anderen die daar helemaal niet mee bezig zijn. Die nemen het risico dat het niet gebeurd. Meestal hebben praktijken met meer dan 5 werkplekken dit al goed geregeld, maar voor de kleinere praktijken die minder dan 5 PC’s hebben staan, zal dat voorlopig nog een hele lastige klus worden. Maar ik probeer ze daarin wel te adviseren. Met een paar simpele aanpassingen kunnen ook zij zich beschermen.’


‘Vooral de kleinere praktijken hebben problemen met beveiligen van hun patiënten-data’.


Vindt je dat de overheid daarin mede een taak heeft?

‘Ja, ik kan me voorstellen dat op enig moment alle patiënten-data, net als het LSP centraal opgeslagen zullen gaan worden en dat de beveiliging niet meer de verantwoordelijkheid van de huisarts zelf meer is. Maar ik heb daar nog geen berichten over gelezen.’

Tot slot vragen we: ‘Wat zouden huisartsen zelf kunnen doen om de beveiliging van hun patiënten-data te verbeteren?

Moeiteloos somt Henk zijn top tien op:

LinkedIn foto van Henk Gommans

De top 10 beveiligingstips van Henk Gommans voor huisartsen.

  1. Neem een eigen domein, zodat je e-mail in ieder geval beveiligd is en niet over Amerikaanse servers loopt.
  2. Neem een betrouwbare virusscanner, die up-to-date is. Of liever nog: besteedt dat uit.
  3. Ben je bewust over alle data die je in je praktijk hebt. Weet of die goed opgeborgen zijn, het gaat niet alleen over computerdata, maar ook je papieren data zoals de ouderwetse kaartenbak, de specialistenbrieven en andere documenten met patiëntengegevens.
  4. Laat regelmatig alle hardware checken. Vraag of de routers voldoende zijn afgeschermd. Kijk of er Wi-Fi kanalen in het huis open staan en of de access points voldoende beveiligd zijn’
  5. Lock je PC als je wegloopt en laat hem niet open en bloot achter.
  6. Weet met wie je in zee gaat. Laat leveranciers, die toegang tot je patienten-data hebben, een geheimhoudingsverklaring tekenen.
  7. Weet waar al je digitale data staan opgeslagen. Negen van de tien praktijken weet niet waar hun data worden gehost.
  8. Weet wat je in huis hebt qua techniek. Dan bedoel ik dus niet alleen de werkplekken, maar weet ook wat voor verbindingen, servers, centrales, routers, modems, Wi-Fi acces points en telefoniesystemen en eventueel wachtkamerscherm je in huis hebt.
  9. Zorg dat je alle wachtwoorden netjes versleuteld hebt verzameld en weet waar die staan.
  10. Volg scholingen waardoor je op de hoogte bent van wet en regelgeving en van de nieuwe Europese regels betreffende data uitwisseling. De GDPR of AGV.

We danken Henk voor dit interessante interview en wensen hem veel succes met zijn stap naar zelfstandig ondernemerschap.

Wilt u meer weten over hoe u uw praktijk kunt beveiligen neem dan eens een kijkje op onze ICT & Datasupport pagina op de Medichain website. Daar kunt u zien welke mogelijkheden wij in samenwerking met Henk kunnen bieden.

Of neem contact op met ons ICT team.