De rol van de praktijkmanager in de huisartsenpraktijk

Ontzorg de professional

De tegenwoordige huisartsenpraktijk is een klein bedrijf dat je moet managen.  Als de huisarts dit zelf wil en/of moet regelen dan heeft hij minder tijd voor directe patiëntenzorg terwijl de vraag daarnaar toeneemt. Steeds meer praktijken hebben dan ook een praktijkmanager. Het doel van deze praktijkmanager is: ‘ontzorg de professional’. De huisarts kan weer huisarts zijn! 
Door Bianca Semmekrot

Nexus

De hedendaagse huisartsenpraktijk  

De laatste jaren hebben zich grote veranderingen in de huisartsgeneeskunde voltrokken. Zo zijn er grotere samenwerkingsverbanden en netwerken ontstaan. Tevens is er een toenemende regeldruk vanuit overheid en zorgverzekeraars door verandering van wet- en regelgeving. De huisarts heeft al veel zorg uit de 2e lijn naar zich toegehaald. En met het nieuwe Zorgakkoord komt er nog meer extra werk voor de huisartsenpraktijk.

Management in de huisartsenpraktijk

Een grote hoeveelheid wisselende activiteiten is nodig om het primaire zorgproces van de huisartsenpraktijk goed te laten verlopen. De zorg moet kwantitatief en kwalitatief geborgd zijn. De omvang van de praktijk is wel bepalend voor de kwantiteit, maar niet voor de kwaliteit van de werkzaamheden. De kwaliteit in iedere praktijk, groot of klein, moet aan bepaalde eisen voldoen.

De managementtaken in een huisartsenpraktijk zijn grof weg te verdelen in 5 categorieën*(hier verwijzen naar kader): Organisatie en Beleid, Kwaliteit, Personeel, Financieel en Middelen. Een huisarts, die wil voldoen aan alle eisen rond de tegenwoordige praktijkorganisatie en ook nog voldoende tijd over wil houden voor adequate patiëntenzorg, kan zich snel overbelast gaan voelen.

Veel tijd kost het personeelsbeleid. Denk bij personeelsbeleid aan het beheren van de arbeidscontracten, het houden van goed gedocumenteerde functionerings- en beoordelingsgesprekken, vakantie planning en verzuimbegeleiding etc. Ook de financiële administratie kan tijdrovend zijn. De declaraties naar de verzekeraars, crediteuren beheer en het opstellen en bewaken begroting zijn steeds terugkerende werkzaamheden. Steeds meer praktijken gaan accrediteren. Dit is een complex proces dat veel tijd en energie vraag van de huisarts.

Ontzorg de professional

U kunt uw werkzaamheden als huisarts pas optimaal uitvoeren als alle randvoorwaarden goed zijn geregeld. Het doel van de juiste invulling van het praktijkmanagement is u als professional te ontzorgen. U besteedt de meeste tijd aan de directe patiëntenzorg. Daarvoor bent utenslotte huisarts geworden en dit kan door niemand anders gedaan worden in de praktijk. Op deze manier biedt u de zorg aan de patiënt kwalitatief goed, doelmatig en efficiënt.

Al bent u nog zo goed in uw vak, zonder de juiste mensen om u heen komt u niet optimaal tot uw recht. Dit is één van de redenen waarom steeds meer praktijken een praktijk- of hagromanager in dienst nemen.

Naast hierboven genoemde taken voor personeelsbeleid, financiële administratie en accreditatie zijn er nog veel meer taken die door de manager kunnen worden uitgevoerd.

Het onderhouden van externe contacten, zoals bijvoorbeeld met gemeente ambtenaren, jeugdzorg en belangrijke leveranciers kan heel goed worden gedaan door een ervaren praktijkmanager. ( Ook verwijzen naar kader)

Een manager draagt bij aan een goed georganiseerde huisartsenvoorziening, waardoor er voor u als huisarts ruimte ontstaat met uw vak bezig te zijn. Het is ook mogelijk om een ervaren praktijkmanager in te huren voor een speciale taak of project. Bijvoorbeeld het opzetten van een kwaliteitssysteem in het kader van certificering of het begeleiden van een (nieuw)bouwtraject.

‘De’ praktijkmanager bestaat niet

Er wordt op veel verschillende manieren invulling gegeven aan de rol van praktijkmanager. Dat is ook heel goed, want er zijn veel verschillende soorten van huisartspraktijken. En zeker zo veel verschillende type mens achter de huisarts.

Dus ‘de’ praktijkmanager bestaat niet! Kijk vooral waar U behoefte aan heeft:

  • welke managementtaken worden nu door wie uitgevoerd
  • hoe worden deze managementtaken nu uitgevoerd
  • wat wilt u in de toekomst anders
  • hoe kan dit anders
  • moet iemand:

o   direct leidinggeven of met name werkzaamheden coördineren en uitvoeren

o   beleid ontwikkelen of met name implementeren en bewaken

o   uitsluitend intern of ook extern contactpersoon zijn

Dit zijn de kernvragen bij het invullen van het management van uw praktijk.

De uitkomst van zo’n onderzoek kan leiden tot een keuze voor bijvoorbeeld een

  • assistente belast met administratieve, secretariële en mogelijk boekhoudkundige ondersteuning.
  • praktijkondersteuner met extra uitvoerende managementtaken
  • officemanager/praktijkcoördinator belast met het coördineren en realiseren van de administratieve, secretariële, facilitaire en eventueel ook boekhoudkundige ondersteuning. Mogelijk ook het verrichten van uitvoerende en/of coördinerende werkzaamheden op het gebied van personeelszaken en kwaliteitszorg.
  • praktijkmanager verantwoordelijk voor het aansturen van medewerkers en het coördineren en optimaliseren van de interne bedrijfsvoering. Aandachtsgebieden kunnen zijn: personeelsmanagement, kwaliteitszorg, contractbeheer, administratieve organisatie, facilitair, ICT, huisvesting, financieel management.
  • praktijkmanager delen met andere praktijken
  • …… en alles wat hier tussen in zit of op bepaalde deelgebieden wordt uitgevoerd!

 

Ook kunt u kiezen voor een groeiscenario. De praktijk start met een officemanager/praktijkcoördinator. Op termijn groeit de praktijk en de medewerker door naar een functie met meer verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Op deze manier kunt u als eigenaar/huisarts ook langzaam wennen aan het delegeren en afstand nemen van managementtaken.

U ziet het: ‘De’ praktijkmanager bestaat niet. Voor iedere praktijk is een oplossing op maat mogelijk EN nodig.

Zorgverzekeraar ziet belang van praktijkmanagement

Een goede praktijkmanager kan er voor zorgen dat de huisarts zich weer volledig kan richten op de patiëntenzorg. Hiervoor zal in eerste instantie een budget vrijgemaakt moeten worden, maar de praktijk leert dat een goed functionerende praktijkmanager zichzelf meestal snel terugverdiend. Steeds meer zorgverzekeraars stimuleren huisartspraktijken om iemand aan te nemen voor praktijkmanagement. Uit ervaring weten zij dat in praktijken met een praktijkmanager het kwaliteitsniveau van de huisartsenvoorziening verbetert.

Waarom vergoedt zorgverzekeraar de inzet van een praktijkmanager?

“Wij zijn van mening dat het structureel financieren en borgen van

praktijkmanagement (in de eerste lijn) noodzakelijk is en ten goede komt aan het kwaliteitsniveau van de huisartsenvoorziening waar de patiënt zijn zorg geboden krijgt. Een goede organisatie en daarmee ook positie in de keten, maakt dat substitutie, vooruitgang op het gebied van kwaliteit en samenwerking behouden blijven en mogelijkheden worden geboden om de zorg aan de patiënt verder te professionaliseren en uit te breiden.”

Bij het aanvragen van een vergoeding van de zorgverzekeraar loont het de moeite om goed te onderbouwen waarom u voor een bepaalde invulling kiest. Vaak gaan de zorgverzekeraars uit van een praktijkmanager op HBO-Academisch niveau. Maar het belangrijkste is natuurlijk dat u het praktijkmanagement invult zoals dat het beste bij uw praktijk past.

Dit artikel is geschreven door Bianca Semmekrot-Hermens.

Bianca is adviseur Praktijkmanagement bij Medichain

 

 Bijlage 1: Taken van een praktijkmanager

Schermafbeelding 2014-10-27 om 21.15.38

 

 

Geplaatst in Financieel, Inkoop, Management, Organisatie, Personeel, Uitgelicht-homepage, Voorraadbeheer.

2 reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *