De toegevoegde waarde van praktijkmanagers

Interview met 3 praktijkmanagers

Regelaar. Centraal aanspreekpunt. Sparringpartner. Praktijkmanagers zijn er in soorten en maten. De invulling verschilt per praktijk en is afhankelijk van de behoefte. Voor de echt ondernemende huisarts kan een praktijkmanager het verschil maken tussen je gewoon je werk doen en een bloeiend bedrijf runnen.

Marja Zwaan:

‘Er ligt een enorm ongebruikt potentieel in huisartsenpraktijken’

Marja Zwaan

Marja Zwaan vliegt als zelfstandig praktijkmanager (zzp-er) in en uit bij zo’n 12 praktijken. Ze is niet zo van de uitvoerende klussen. Wel van het coachen. Haar bedoeling: huisartsen en hun medewerkers begeleiden naar zelfstandigheid en zelfsturende teams afleveren. De stip op de horizon: het ondernemerschap in mensen naar boven halen.

De visie van Marja Zwaan op praktijkmanagement verraadt haar achtergrond als bedrijfskundige. Ze wil het ondernemerschap van huisartsenpraktijken versterken door teams te leren zichzelf te sturen. “Als je de zaken goed organiseert, is een fulltime praktijkmanager nergens voor nodig”, is haar ervaring. “Praktijkmanagement moet geen tussenlaag worden.”  Afhankelijk van de grootte van de praktijk zit ze ergens hooguit 2 dagen in de week. In die tijd treedt ze op als coach en begeleider voor huisartsen en medewerkers. Haar inzet: de aanwezige kwaliteiten van mensen beter benutten en het ondernemerschap in hen naar boven halen. In de 33 jaar dat ze in de zorg werkte, zag ze vaak dat medewerkers op de werkvloer niet serieus genomen werden en dat hun ideeën niet werden opgepakt. “Mensen worden niet aangesproken op hun kwaliteiten. Dat leidt tot een enorme verspilling van menselijk potentieel. Hoe meer taken je bij mensen weghaalt, hoe reactiever ze worden. Dat is een verkeerde weg. Iedereen heeft zijn taak en functie in een team. Mensen zijn er ooit mee begonnen vanuit passie en talent, dus het is belangrijk om die passie blijvend aan te spreken en het aanwezige talent maximaal te benutten. Het zijn vaak juist de mensen die met hun voeten in de klei staan, die praktische oplossingen kunnen bedenken voor bestaande problemen.”

Creativiteit

Wat geldt in ziekenhuizen, maar ook in huisartsenpraktijken. Ondernemerschap is ook synoniem voor persoonlijk leiderschap, vindt Marja Zwaan. In plaats van medewerkers te zien als mensen die een afgebakend stukje werk uitvoeren in de praktijk, kun je ook proberen om hun creativiteit aan te boren. Dat laatste levert meestal veel meer op. “Ondernemerschap begint bij creatief zijn en anders naar dingen durven kijken. Een van de makkelijkste manieren om een bloeiende praktijk neer te zetten waar mensen met plezier werken, is het ondernemerschap te vergroten. Niet alleen bij de huisarts, maar bij alle medewerkers. “Door een appel op mensen te doen, betrek je ze erbij. Het bieden van tijd en ruimte wakkert de betrokkenheid en creativiteit aan en kan onvermoede dingen opleveren. Op het moment dat je mensen mee laat denken en verantwoordelijkheid geeft, komt het ondernemerschap in hen naar boven. Dat moet je stimuleren! Het zijn allemaal vakmensen, dus spreek ze daarop aan en maak optimaal gebruik van hun ideeën over hoe je dingen anders kunt organiseren. Dat kan de efficiency en het werkplezier enorm vergroten.”

Mentale ruimte

Een belangrijke voorwaarde voor het vergroten van dat ondernemerschap is volgens haar het creëren van ‘mentale ruimte’. “Er wordt veel van huisartsen gevraagd. Daardoor worden zij vaak geleefd door de waan van de dag en is er nauwelijks mentale ruimte om iets te doen met het ondernemerschap.” Daarom pleit zij voor een halfjaarlijkse ‘heidag’ met het hele team: samen praten over de toekomst van de praktijk. “Dat werkt heel goed: even weg van de dagelijkse beslommeringen maakt dat je ruimte creëert om het met elkaar te hebben over het ondernemerschap. Dat is belangrijk, omdat je ook als huisarts opereert in een snel veranderende wereld en daarop in moet kunnen spelen.”

Dat vraagt wel om een langetermijnvisie – een uitdaging voor de meeste huisartsen. “De insteek is meestal: er is NU een vraag en die moet direct opgelost worden! Dat is niet altijd de beste weg. Medewerkers aanspreken op hun kwaliteiten en ze leren mee te denken, is een proces. Zo’n proces kost tijd, maar op de lange termijn heb je daar veel meer aan. Het draagvlak voor je plannen groeit en de talenten van de mensen op de werkvloer worden beter benut.”

Kansen

Een andere manier om het ondernemerschap te vergroten, is het actief zoeken naar kansen in de markt. “Een ondernemende blik kan huisartsen veel brengen”, stelt Zwaan. “Huisartsen zouden meer de leiderschapsrol moeten pakken en hun werk moeten doen vanuit een duidelijk ondernemende visie. De wereld verandert, en de vraag van de klant verandert. Als je wilt dat je patiënten tevreden blijven, zul je met je tijd mee moeten. Kijk wat je kunt doen om tegemoet te komen aan die veranderende vraag. De zorgverzekeraar heeft veel potjes voor innovatie, en het is zonde om die te laten liggen. Een goede praktijkmanager kan huisartsen helpen om aan die ondernemende rol invulling te geven.”

Ingeborg de Groot:

Oog voor ondernemerschap

Ingeborg de Groot

 6 huisartsen, 6 praktijken en 15.000 patiënten. Het vergt nogal wat om zo’n grote organisatie in goede banen te leiden. Dat is het werk van Ingeborg de Groot, praktijkmanager bij huisartsenpraktijk Parkhof. Haar geheim: procesmatig werken stimuleren.
Een lamp vervangen. Functioneringsgesprekken voeren. Leiding geven. Personeelsbeleid. De financiële huishouding voeren. Overzicht houden en nieuwe dingen initiëren. Het takenpakket van Ingeborg de Groot is breed en omvat eigenlijk alles wat nodig is om de praktijk goed  te runnen. Bedrijfsmatig werken is daarbij een must. “Ik heb te maken met veel verschillende werkwijzen, omdat de meeste huisartsen uit solopraktijken kwamen”, vertelt ze. “Nu zitten ze onder een dak en vormen ze een bedrijf. Het is een hele uitdaging om dat lekker te laten lopen.” Zij ziet het als haar taak om het leven van haar huisartsen zo makkelijk mogelijk te maken. Dat vereist een duidelijke taakverdeling. “De huisartsen zijn mijn baas, dus ik moet in hun lijn opereren, maar in de praktijk is er sprake van duaal leiderschap en heb ik veel vrijheid. Dat betekent dat ik hen niet met ingewikkelde kwesties belast, maar het voortouw neem en van alles uitzoek voordat ik bij ze aanklop.”

Dat gaat altijd in goede harmonie. Het geheim? “Dat zij naar mij luisteren en dat ik vertrouwen van hen krijg. Maar ook: gebruik maken elkaars kwaliteiten. Als ik een vraag heb over financiën, ga ik naar de huisarts die daar sterk in is. Voor personeelskwesties ga ik naar een ander. Het is de kunst om de verschillende kwaliteiten in het team optimaal te benutten, zodat we elkaar aanvullen.” Ze heeft ook de leiding over de assistentes en de praktijkondersteuners. Dat is best pittig.  “Natuurlijk wordt er wel eens gemopperd en moet ik bemiddelen tussen de diverse mensen op de werkvloer. Voor mij is het dan belangrijk dat alle partijen zich prettig voelen en dat de processen lekker blijven lopen.”

Ondernemerschap

Praktijkmanagement betekent ook: oog hebben voor ondernemerschap en inspelen op nieuwe ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld e-health. “Dat is niet altijd makkelijk met 6 huisartsen. De een is vooruitstrevend, terwijl de ander er niks van wil weten. Maar dienstverlening op afstand heeft wel de toekomst, dus moet ik de huisartsen overtuigen van het nut, het kostenplaatje schetsen en helder maken wat ze ervoor terugkrijgen.” Ook Medichain is zo’n stukje van de goed georganiseerde bedrijfspuzzel. “Een serviceorganisatie die mij helpt om de bedrijfsvoering en de inkoop goed te organiseren is voor mij ideaal. Voorheen nam de werkster het pasje mee naar de Makro, terwijl de ander naar AH ging. Daardoor had ik weinig overzicht. Nu gebeuren de bestellingen centraal op een adres. Dat is wel zo makkelijk.”

 

Bianca Semmekrot: 

‘Ondernemende huisarts heeft veel aan iemand die echt meedenkt’

Bianca Semmekrot

De meeste huisartsen zien een praktijkmanager als een handige vliegende keep. Iemand die hen regelwerk uit handen neemt. Maar een praktijkmanager kan veel meer dan de dokter ontzorgen. “Een echte ondernemende huisarts heeft het meest aan een ondernemende praktijkmanager”, stelt Bianca Semmekrot. “Iemand die meedenkt en echt meerwaarde creëert.”

Bianca Semmekrot heeft als zelfstandige al heel wat praktijken van binnen gezien. In veel gevallen lag het accent op het ontzorgen van de huisarts, maar haar hart ligt bij de rol van sparringpartner. En ze is ervan overtuigd dat in die rol ook de meeste toegevoegde waarde ligt – juist voor ondernemende huisartsen. “Als praktijkmanager heb je goed inzicht in de organisatie van een praktijk. Daardoor kun je samen met de huisarts kijken waar de praktijk dingen laat liggen en hoe het beter kan. Huisartsen stellen dat soort vragen meestal niet. Dat is een gemiste kans. Huisartsen kunnen meer invulling aan hun ondernemerschap geven als ze de praktijkmanager ook betrekken bij het beheer en beleid. De praktijkmanager, op HBO niveau, denkt kritisch met de ondernemende huisarts mee over vragen als: welke kansen biedt de markt, wat betekent dit voor de praktijk en zit iedereen wel op de juiste plek? Ik zie het als een belangrijk onderdeel van mijn werk om te zorgen dat iedereen in de praktijk doet waar hij of zij goed in is. Het is belangrijk om kritisch te kijken op wel kwaliteitsniveau het werk gebeurt. Je haalt het beste uit mensen als iedereen datgene doet waarvoor hij gestudeerd heeft en wat hij leuk vindt.”

Als het uitvoerende werk gedaan is, gaat Bianca graag op zoek naar klussen die de organisatie op een hoger niveau tillen. Meedenken, vragen stellen, de huisarts een spiegel voorhouden. Dat zijn waardevolle dingen voor een huisarts die zichzelf ook nadrukkelijk als ondernemer ziet. “Niemand wordt huisarts om ondernemer te zijn, maar intussen ben je het wel. Dus kun je maar beter zorgen dat je dat stuk goed organiseert.

De huisarts is eigenaar en degene die de beslissingen neemt, maar een goed samenspel met de praktijkmanager kan veel opleveren. Ik kijk als buitenstaander vooral met de blik van ondernemer of patiënt naar de praktijk, en dat is voor veel huisartsen een belangrijke toegevoegde waarde. Medisch-inhoudelijke kennis is er genoeg. Het gaat juist om die andere dingen!” Vertrouwen is daarbij in haar optiek een sleutelwoord. “Je kunt niet alles in afspraken vangen, dus is het belangrijk dat je als praktijkmanager het vertrouwen van de huisarts geniet en verdient om tot op zekere hoogte beslissingen te nemen. Als het goed is groei je daarin naar elkaar toe.”

Geplaatst in Financieel, Inkoop, Management, Organisatie, Personeel, Uitgelicht-homepage.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *