Handleiding: Offertes beoordelen

Huisartsen en apothekers vragen meestal bij meerdere offertes aan voor de aankoop van zaken als praktijkinrichting, telefonie- of ICT-installaties. Het is vaak lastig om de offertes met elkaar te vergelijken  Leveranciers gebruiken slimme strategieën om een offerte er zo aantrekkelijk mogelijk uit te laten zien. Offertes vergelijken wordt dan lastige klus. Het is dan de kunst om de kerngetallen van de aangeboden diensten en producten met elkaar te kunnen vergelijken. Deze handleiding biedt hulp.

Tekst Bob van Heukelom, redacteur MedZ-Online

Offertes vergelijken hoe doe je dat?

Offertes vergelijken is lastig

Het lezen van offertes is voor de eerstelijnszorgondernemer geen alledaagse zaak. Als het om eenvoudige artikelen gaat is het niet zo moeilijk, maar als het om technisch gecompliceerde zaken gaat, dan kunnen offertes vaak ondoorzichtig zijn. Ieder leverancier richt zijn offerte anders in en het is daardoor vaak lastig om tot een goede vergelijking te komen. De kans is dan groot dat er uiteindelijke een beslissing valt op basis van verkeerde vooronderstellingen.

Offertes meestal moeilijk met elkaar te vergelijken

Tijdens ons marktonderzoek naar de diverse aanbieders voor o.a. telefonie, narrowcasting of ICT-installaties viel het ons op hoe slecht de diverse aanbiedingen met elkaar vergeleken kunnen worden. Dit heeft vooral te maken met de manier waarop zo’n offerte wordt ingekleed. Is alles wel meegenomen in de offerte of zijn er (bewust) zaken weggelaten die u pas later gefactureerd krijgt?

Aanbieders hanteren vaak fraaie marketing termen om de offerte aantrekkelijker te maken.
Ze lijken bedoeld om technisch ingewikkelde zaken eenvoudig voor te stelen, maar niet zelden zijn ze ook bedoeld om bepaalde zaken te verhullen of mooier voor te stellen.

Het zou beter zijn als alle leveranciers transparant zijn over hun producten en hun prijzen. Maar als consument weten we ook dat we vaak worden misleid. De overheid heeft niet voor niets regels opgesteld om de consument te beschermen tegen oneerlijke aanbiedingen. Helaas is dit nog niet het geval, als het gaat om zakelijke offertes.

Daarom hebben we deze korte handleiding opgesteld, zodat u beter beslagen ten ijs komt als u moet kiezen tussen de diverse aanbieders.


Offertes vergelijken: de 3 belangrijkste criteria:

  • Zorg dat u appels met appels kunt vergelijken
  • Let goed op wat eenmalige kosten en wat maandelijkse zijn.
  • Welke bijkomende kosten kunt u gaan verwachten in het vervolgtraject?

I. Offerte vergelijken: Zorg dat u appels met appels kunt vergelijken.

1. Om geen appels met te peren te vergelijken is het nodig dat u de offertes uit elkaar trekt en vergelijk dan waar de overeenkomsten zitten. ( Zie hiervoor bijvoorbeeld onze checklists over VoIP-telefonie, ICT-beheer en Wi-Fi

2. Zorg dat u vooraf weet wat u nodig heeft. Ga nooit een offerte traject in als u nog niet precies weet van wat u precies wilt en welke functionaliteiten u nodig heeft. Bedenk van tevoren om hoeveel werkplekken het gaat en hoeveel aansluitingen u nodig heeft. Vergeet niet de mobiele werkplekken, zoals bijvoorbeeld laptops, headsets of looptelefoons.

3. Wordt alles op een vergelijkbare manier aangeboden? Als de leverancier een mooie ”totaaloplossing” aanbiedt kijk dan goed naar wat hiermee aangeboden wordt, zit daar werkelijk alles in wat u nodig heeft? Biedt een ‘voordeelpakket’ echt zoveel voordeel?

4. Let goed op of de leverancier bekend is met de bijzondere eisen die gesteld worden aan de huisartsenpraktijk. Kiest u voor een lokale aanbieder die u kent, maar die weinig affiniteit heeft met de specifieke problematiek van de huisartsenpraktijk of kiest u voor een leverancier met veel ervaring in deze markt?

5. Wordt duidelijk wat de aanschafkosten van de benodigde apparatuur zijn. Wordt de apparatuur niet te duur aangeboden? Het is logisch dat de leverancier een bepaalde extra marge maakt op de aangeboden apparatuur, die hoger ligt dan een kale prijs op internet, omdat hij ook de service moet leveren, maar dat dat moet in het redelijke blijven.

6. Zijn de aansluitkosten en/of installatie-uren mee gerekend? (Dit is een heel bekende truc. De aansluitkosten worden niet vermeld. Onopvallend staat ergens vermeld dat deze op ‘nacalculatie’ worden berekend).

7. Wat zijn de kosten van de verbindingen bij een telefonie- of ICT-offerte meegenomen?

8. Worden de bijkomende kosten benoemd, voor bijv. een 'patch kast', kabels, routers en/of switches genoemd in de offerte? Of staat daar een PM post voor?


Goedkoop is vaak duurkoop

​II. Eenmalige kosten vs maandelijks terugkerende kosten. Let op de totale kosten!

1. Wat zijn de maandelijkse kosten? Denk aan abonnementskosten, de kosten voor de ondersteuning, de verbindingen, de belkosten en maandprijs per werkplek.

2. Wat zijn de eenmalige kosten? Dit betreffen meestal de kosten van de apparatuur, kabels, en klein materiaal en de uren.
Vaak wordt de huisarts over de streep getrokken door lage aansluitkosten in de offerte op te nemen. Dit ziet er beter uit en de huisarts let dan niet op de maandkosten, die wel jaren doorlopen. De leverancier maakt zijn verlies op de aansluitkosten later ruimschoots goed door de hogere maankosten en de huisarts betaalt uiteindelijk ongemerkt teveel.

3. Welke functionaliteit is er standaard meegenomen in de prijzen en voor welke functies moet u extra gaan betalen? Pas op voor het zg. ‘Cafetariamodel’, d.w.z. dat er voor iedere functionaliteit een extra maandbedrag wordt gerekend. Hierdoor kunnen de totale kosten uiteindelijk behoorlijk tegenvallen.

4. Pas op voor de kreet: ‘Fair-use’. Dit betekent meestal dat u duurder uit bent, dan als u gewoon het reële verbruik zou betalen. Als een leverancier het heeft over ‘fair-use’ gebruik, bijvoorbeeld voor de belkosten, vraag dan door.
Stel u betaalt een vast bedrag per maand per toestel voor de belkosten, maar als u boven een bepaalde limiet komt gaat u meer betalen. U denkt dan dat u deze kosten heeft afgekocht, maar bestudeert u de facturen later, dan merkt u dat u steeds hoger uitkomt. 

Let op de totale kosten bij de aanschaf van een nieuwe telefonie oplossing

Dit voorbeeld van wasdrogers laat zien wat we bedoelen met: "let op de totale kosten".


III. Wat zijn de kosten in het vervolgtraject

1. Wat is de contractduur die de leverancier voorstelt? Dit is altijd belangrijk om te vragen. Contracten van 3 of 5 jaar zijn niet meer van deze tijd. Als u niet tevreden bent kunt u niet makkelijk van het contract af. Dit is des te belangrijker als het maandbedrag hoog uitvalt.

2. Is het uurtarief bekend voor als er extra werk wordt verricht? Zorg dat er een differentiatie is voor welke soort werkzaamheden er worden verricht.

3. Hoe ziet een eventueel servicecontract eruit? Welke service kan er geboden worden? Wat is meegenomen in het SLA (Service Level Agreement) en wat is uitgesloten?

4. Is er voorzien in een goede instructie in de praktijk of moet men daarvoor extra betalen? Kan het op de praktijk of moet u naar de leverancier komen?

5. Hoe is de klantenservice bij het bedrijf geregeld? Is het bedrijf ook bereikbaar buiten kantooruren?


U ziet, zo zijn er veel elementen waar u op moet letten om een offerte goed te kunnen beoordelen. Wij hebben u met dit artikel een paar handvatten mogen aanbieden. Wij hopen dat u er wat aan heeft.

Bedenk altijd: ​De prijs kan nooit het enige zijn waar u uw beslissing op neemt.

'Goedkoop' kan op den duur vaak veel geld blijken te kosten.

Want de prijs is dat wat u betaalt, maar de waarde is dat wat u ervoor krijgt. Veel mensen verwachten dat ze bij een goedkoop product dezelfde service en garantie krijgen als bij een duurder maar vergelijkbaar product. Helaas blijkt dat in de praktijk een illusie. bij zaken als ICT en telefonie is de service vaak een belangrijker element dan de prijs.

Zeker bij zulke gevoelige zaken als ICT en telefonie, die essentieel zijn voor uw bedrijfsprocessen en het dus altijd moeten doen, is goede service een nog belangrijker element dan de prijs.

En dat zal op de lange duur bepalen of u tevreden over het product bent.  

Price is what you pay; value is what you get.

Wij wensen u veel succes met de beoordeling uw eerstvolgende offertes.


Meer informatie over de ICT en telefonie oplossingen van Medichain?

Hosted VoIP telefonie voor huisartsen en apothekers: ​www.mediphone.nl |

Wachtkamer muziek- en beeldoplossingen: www.mediscreen.nl |

 ICT beheer, data beveiliging en WiFI-oplossingen ICT & Datasupport: 

Of vraag onze gratis stappenplannen en checklist voor telefonie en/of ICT hier aan.

More...


Huisartsen en apothekers vragen bij meerdere leveranciers offertes aan als het gaat om investeringen in een telefonie- of ICT-installatie. Offertes vergelijken is een kunst apart. Leveranciers gebruiken slimme strategieën om een offerte er zo aantrekkelijk mogelijk uit te laten zien.Het is dan de kunst om de diensten en producten toch goed met elkaar te kunnen vergelijken. Vaak verschillen de offertes zo, dat je al snel appels met peren zit te vergelijken.  In deze blog geven we u aanwijzingen hoe je toch apples met appels kunt vergelijken.

Geplaatst in Financieel, Hosted telefonie, ICT, Inkoop, Management, Medische apparatuur, MedZ, Narrowcasting, Organisatie, Telefonie, Uitgelicht-homepage, VoIP telefonie, Wachtkamerscherm, Wi-Fi.