Hoeveel korting wilt u ?

Jaren gelden vroeg ik aan een van onze leveranciers voor de praktijk of ik korting kon krijgen. Het antwoord verbaasde mij nogal: “Hoeveel korting wilt u dokter? Zegt u het maar”.  Ik kreeg uiteindelijk 18% korting en was helemaal blij. Ik begreep toen alleen nog niet zo goed hoe het kortingen systeem bij leveranciers werkte. 

Tekst Bob van Heukelom, redacteur MedZ-Online.

inkopen voor de praktijk

Slimmer inkopen voor de praktijk

Slimmer inkopen voor de praktijk.

Huisartsen maken zich vaak zorgen over hun inkomsten. Dat is ook niet zo vreemd, als je bedenkt dat er ieder jaar weer wordt gekissebist over de tarieven en de declaraties. Maar het gekke is dat huisartsen over het algemeen veel minder aandacht besteden aan de kostenkant van hun praktijk . En dat is begrijpelijk, want dat is veel minder inzichtelijk te maken. Kosten analyses maken en inzicht krijgen in de inkoop processen zijn voor huisartsen te tijdrovend en de meesten vinden het ook weinig interessant.  Toch valt daar meer te halen dan over het algemeen wordt gedacht.

Zeker als je beseft dat tot de inkoop, naast de medische producten en kantoorartikelen ook belangrijke zaken zoals bijvoorbeeld ICT, telefonie en energie gerekend moeten worden.  Maar vergeet ook niet de ondersteunende diensten die u moet uit besteden, zoals  accountantsdiensten , salarisadministratie, belastingadvies, software abonnementen, verzekeringen,  schoonmaakkosten, arbodienst etc. Deze zaken behoren feitelijk ook allemaal tot de inkoopkosten van een praktijk.


“Bedenk dat alle zaken, die worden geleverd of uitgevoerd door derden, tot de ‘inkoop’ gerekend worden”


Gaat u voor de hoogste korting?

Korting zegt op zich niet zo veel, het gaat er om wat u uiteindelijk betaalt voor een product. Wat zegt het mij dat als ik 30% korting krijg op een product? Moet ik daar blij van worden of zit er toch een addertje onder het gras?
Waar ik al snel achter kwam, was dat veel leveranciers verschillende bruto prijslijsten hanteerden bij hun kortingsaanbod. Al naar gelang van het belang dat de klant voor de leverancier heeft, ziet deze klant een andere bruto prijs voor een product.

Wij hebben leveranciers meegemaakt die, ongelooflijk maar waar, negen (!) verschillende bruto prijslijsten hanteerden. Dus als de klant vroeg om korting dan bood de leverancier 18% korting aan maar in werkelijkheid betaalde nog de klant nog steeds bijna net zoveel als toen er maar 5% korting werd aangeboden. Zo kan een leverancier tegen kleine klanten zeggen dat ze hetzelfde percentage korting krijgen als grote klanten, maar betalen de kleintjes toch veel meer, omdat ze vanaf de hogere bruto prijslijst zijn berekend.

Een leverancier kan u dus vertellen dat u 37% korting krijgt, maar waarop die korting dan berust weet u niet. Als u dan bijna net zo veel moet betalen als de prijs in de winkel zonder korting, dan weet u dus dat u gefopt bent. Gelukkig voor de leveranciers doen maar heel weinig klanten daar onderzoek naar. Vandaar dat alle winkels u tegenwoordig toeschreeuwen met bizarre kortingspercentages.


“Wij hebben leveranciers meegemaakt die wel 9 verschillende bruto prijslijsten hanteerden.”


Bent u ook een verliezende prijsjager?

Stel u bent er op gebrand om zo scherp mogelijk in te kopen. U ziet dat verbandmaterialen bij leverancier A goedkoper zijn dan elders, maar zijn hechtmateriaal is weer veel duurder, dus dat koopt u dan bij een ander. Voor uw kantoorartikelen pluist u de aanbiedingen van de binnengekomen folders uit. U bespaart daarmee vele euro’s en dat stemt tot voldoening. Tenminste dat denkt u.

Zo werkt het ook bij veel Nederlanders die alle supermarkten aflopen en op zoek zijn naar koopjes. Voor mensen die geen werk hebben is dat natuurlijk niet zo’n probleem, maar artsen kunnen hun tijd wel beter gebruiken. U en uw assistente zijn veel tijd kwijt aan het uitzoeken. Tijd waarin u veel meer had kunnen verdienen door gewoon uw werk te doen. Maar het meeste verlies lijdt u door de gevolgen, die dit soort zogenaamd ‘slim’ inkoopbeleid, met zich meebrengt.

Om dat te kunnen begrijpen is het begrip Total Cost of Ownership bedacht.

Het begrip: Total Cost of Ownership (TCO).

Als u de aankoopprijs van een product bij een bepaalde leverancier afzet tegen alle kosten die de bestelling met zich meebrengt, dan houdt u de werkelijke prijs over. Als er alleen naar de aankoopprijs wordt gekeken en men vergeet daarbij zaken als het verwerken van een order, de levercondities van de leverancier, de leversnelheid, de onderhoudskosten en de vervangingswaarde dan kan iets goedkoop lijken maar duur uitpakken. Al deze factoren tezamen worden samengevat  onder de term: Total Cost of Ownership.  (TCO). 

Als u een aankoop doet, kijkt u daarbij dus niet alleen naar de aankoopprijs, maar neemt u alle kosten in ogenschouw, die de bestelling met zich meebrengt. Dan blijkt dat veel andere factoren bepalend kunnen zijn voor de uiteindelijke prijs die u, voor een product betaalt.

Bedenk dat aanbiedingen of ‘koopjes’ vaak meer kosten dan het op het eerste gezicht lijkt. Iets kopen omdat het top dat moment goedkoop lijkt brengt een aantal vervelende bijwerkingen met zich mee, waar veel mensen niet zo over nadenken. Wij komen regelmatig tegen dat een praktijk een grote voorraad van onbruikbare verbruiksmaterialen op de plank heeft liggen die zijn gekocht omdat het een aantrekkelijke aanbieding betrof. Zo liet een huisarts ons een toiletruimte vol met (40 stuks!) de verkeerde toners zien, die door een assistente was aangeschaft omdat ze het een hele mooie aanbieding vond. De leverancier weigerde de toners terug te nemen, omdat het ‘eenmalige aanbieding’ was.


“Zo liet een huisarts ons ooit een toiletruimte vol met (40 stuks!) verkeerde toners zien, die door een assistente was aangeschaft, omdat ze meende dat het een hele mooie (eenmalige) aanbieding was.”


Bij aanbiedingen of koopjes komen dezelfde procedures kijken die ook bij een reguliere bestelling horen: Het aannemen en verwerken van binnenkomende pakketten, het inboeken en verwerken van de nota’s, het eventueel afbestellen van verkeerde bestellingen etc. Zodra dit om veel ‘koopjes’ gaat zijn alleen al alle extra handelingen de oorzaak dat de voordelen snel zullen wegsmelten tegen het extra werk wat het met zich mee brengt. Dan vergeten we voor het gemak nog de meestal minder goede service en leveringscondities, die daarbij horen en de mogelijkheid om op de lange termijn de producten bij te bestellen. Als u al die factoren laat meetellen dan zult u gauw merken dat een leuke aanbieding vaak toch meer kost dan je denkt. De Total Cost of Ownership is dan veel te hoog.

Als u het gehele proces van bestellen, verwerken en leveringscondities uitrekent, zult u merken dat het jagen op koopjes uiteindelijk veel geld- en tijdverlies veroorzaakt. Zodra je gaat inkopen met het TCO principe in het achterhoofd, betekent dit dat uw inkoopproces volwassen wordt. Veel leveranciers zijn bereid om een praktijk hiermee te ondersteunen en zullen bereid zijn om gunstige afspraken met de praktijk te maken als je een contract met ze sluit. U kunt dan met een gerust hart uw inkopen doen bij de leverancier met wie u sluitende afspraken heeft.


“Bedenk dat aanbiedingen of ‘koopjes’ meer kosten, dan het op het eerste gezicht lijkt”. 


Ergo: Het product met het laagste TCO zal op de lange duur meer waarde hebben dan degene met een hoger TCO.

Samenwerking loont ook bij het inkoopproces.

Huisartsen in grotere centra laten tegenwoordig hun praktijkmanager vooraf onderhandelen met hun leveranciers. Huisartsen in kleinere parktijken hebben daar geen tijd voor en ze zijn daar ook niet voor opgeleid. Het kost hun onnodig veel tijd en het levert relatief weinig op, want artsen kennen het prijzenspel niet. Aansluiten bij een inkooporganisatie voor de eigen branche kan aantrekkelijk zijn, maar de contributie is meestal aan de hoge kant.

Huisartsen die samenwerken in een HOED doen er goed aan om hun voorraden op elkaar af te stemmen en gezamenlijk op te trekken als inkooppartij. Daarmee staan ze veel sterker als inkopende partij en zijn leveranciers eerder bereid om gunstige prijsafspraken te maken.

Een kostenmaatschap verdient zich altijd terug. Kijk daarbij niet naar wat iedereen gebruikt, maar maak een redelijke verdeelsleutel, waar iedereen in zich kan vinden.

Laat het onderhandelen aan mensen over die er verstand van hebben. Praktijkmanagers die voor meerdere praktijken met leveranciers collectieve afspraken kunnen maken zijn meestal veel succesvoller dan als huisartsen dit zelf gaan doen. De voordelen van samenwerking laten zich in nog grotere mate gelden als dit op regionaal gebied gebeurt. Bijvoorbeeld in het geval van een goed werkende samenwerking binnen een zorggroep of een regio.

Leerpunten:

  • Maak eens een inkoopscan van uw praktijk. Hoeveel verschillende leveranciers heeft uw praktijk ?
  • Bereken om hoeveel pakkettjes, pakbonnen, servicetelefoontjes en facturen dat op jaarbasis gaat.
  • Bedenk dat: Hoe meer diverse leveranciers u heeft hoe inefficiënter uw organisatie werkt.
  • Probeer te gaan werken vanuit de gedachte van het“Total cost of Ownership” concept. Dat levert meer op dan het najagen van aanbiedingen.
  • Bedenk dat: Eén inkoopnota verwerken kost u gemiddeld € 25,- per factuur (voor kleine organisaties).
  • Door het aantal leveranciers te beperken bespaart u veel tijd en administratiekosten.
  • Zorg voor efficient voorraadbeheer met een vaste voorraad artikelen die niet steeds wisselt.
  • Wees voorzichtig met aanbiedingen. Het zijn lokkertjes om u binnen te krijgen, zodat u duurdere producten gaat kopen, maar u zit op een gegeven moment met een rommelige voorraad.
  • Werkt u in een HOED bedenk dan: Door een kostenmaatschap op te richten koop je veel efficiënter in.
  • Gezamenlijk inkopen met een groep regionale huisartsen kunnen u nog meer besparingen en gemak opleveren.

 

Noot: Medichain was tot 2014 zo’n voorbeeld van een inkooporganisatie. In de loop der jaren hadden zo’n 760 huisartspraktijken zich aangesloten bij Medichain. Hierdoor waren leveranciers bereid om hogere kortingen te bieden die zich ook vertaalden in een betere inkoopprijs. Helaas beet het succes zich Medichain in de staart, omdat de leveranciers merkten dat steeds meer klanten van hen, die nog nooit korting hadden gekregen, zich aansloten bij Medichain. Dat was dan ook de reden dat in 2014 Medichain genoodzaakt was om een omslag te maken en van een inkooporganisatie opeens moet omschakelen naar een verkooporganisatie.

Geplaatst in Disposables, Financieel, Inkoop, Management, Voorraadbeheer.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *