Overstappen op Hosted ICT doe je zo!

EEN STAPPENPLAN MET CHECKLIST

Het beheer van de ICT kan beter en goedkoper. Bent u op zoek naar de ‘best practice’ oplossing voor uw ICT?  In dit artikel voeren wij u stap voor stap naar de beste oplossing voor uw praktijk.

Door: Bob van Heukelom, directeur en Leo Hol, Hoofd ICT bij Medichain.

In vervolg op ons artikel “ICT beheer in de praktijk: Het kan eenvoudiger en veiliger” in MedZ 2 van dit jaar, laten we u nu in dit artikel zien welke voordelen Hosted ICT voor uw praktijkvoering kan hebben. Vervolgens bieden we u een stappenplan en een checklist, waardoor u goed voorbereid bent als u in gesprek gaat met de aanbieders van Hosted ICT.

De Checklist ICT dient om de offertes van de diverse aanbieders goed met elkaar te kunnen vergelijken. Deze Checklist hebben wij bij Medichain zelf ook gebruik om alle aanbieders met elkaar te kunnen vergelijken. Een eigen exemplaar kunt u aanvragen via klantenservic@medichain.nl (alleen voor huisartsenpraktijken).

Voordelen Hosted ICT

Bij Hosted ICT kunt u het beheer van zowel software als hardware deels of zelfs volledig uitbesteden en het is voor vrijwel alle HIS pakketten mogelijk.
Let op dat u bij Hosted ICT kiest voor een private ‘Cloud’ die in Nederland wordt gehost en aan de hoogste veiligheidseisen voldoet.
Het mooie is dat naast het HIS ook het besturingssysteem, de kantoorsoftware (zoals MS Office) en andere applicatie software volledig in de Cloud kunnen worden afgenomen. Het grote voordeel is dat u in de praktijk de meest eenvoudige hardware heeft staan.

Hosted ICT is het logische vervolg op de ASP (Applied Service Provider) services waar veel huisartsen nu gebruik van maken. Ook daarbij staat het HIS en andere software gehost in een serverpark van de leverancier. In de meeste gevallen daarentegen is iedere werkplek nog voorzien van een PC. Op iedere PC staat Windows geïnstalleerd, inclusief de drivers voor de randapparatuur. Ook applicatie software en een virusscanner zijn dan nog steeds nodig in de praktijk. Soms heeft de praktijk ook nog een centrale server staan.

Naast de grotere flexibiliteit en schaalbaarheid kenmerkt Hosted ICT zich doordat de totale ICT kosten lager zullen uitvallen.

Verschil ASP en Hosted ICT

Bij een ASP oplossing heeft u licenties nodig voor de software die u lokaal gebruikt zoals Windows, Office en de virusscanner. Bekende problemen, zoals het vastlopen van Windows door registerfouten, problemen met randapparatuur na updates en besmetting met virussen van uw systeem zijn zaken die nog steeds kunnen voorkomen. Deze verstoren de praktijkprocessen en leveren veel stress op.

Voor koppelingen met apparatuur zoals ECG en spirometrie heeft u in de meeste gevallen ook nog lokale software nodig. Hetzelfde geldt voor koppelingen met derden zoals Zorgmail, het LSP en Vecozo en ook daarvoor betaalt u licentie kosten.
In het geval van calamiteiten, zoals diefstal en brand, loopt u nog steeds het gevaar (patiënten)data kwijt te raken.

Simpele hardware en eenvoudig netwerkbeheer.
Met Hosted ICT wordt de praktijkautomatisering voor u veel eenvoudiger. Uw werkstations bestaan voornamelijk uit ‘veilige’ Thin Clients. U heeft geen server en vrijwel geen PC’s (zg. FAT clients) meer in de praktijk nodig, want alle software en alle koppelingen worden voor u gehost en ‘up to date’ gehouden.

Thin clients hebben een eigen opstartroutine en kunnen niet worden geïnfecteerd door virussen. Het operating systeem van de Thin Cliënt zit ingebakken in een chip en daar kunnen geen virussen of fouten in komen. Door het opnieuw opstarten van de Thin client is de chip weer terug in de opstart modus.

Voordelen van Thin Clients:

  • Lagere kosten voor IT beheer.
  • Beter te beveiligen.
  • Lagere hardware kosten in de praktijk.
  • Veel lager energieverbruik
  • Maakt geen geluid!
  • Minder diefstalgevoelig, ze zijn vrijwel waardeloos buiten een client-server omgeving.
  • Minder netwerkbelasting voor administratieve werkzaamheden.
  • Een nieuwe werkplek is binnen enkele minuten aangesloten

Nadelen van Thin Clients:

  • Vereist een hogere server capaciteit.
  • Veeleisende programmatuur (zoals grafische pakketten) presteren minder goed in een Thin Client omgeving.

Stap voor stap overstappen naar Hosted ICT.

Stap 1: Informatie verzamelen:

  • Wanneer loopt contract bij de huidige ICT leverancier af. (Is afkopen mogelijk?)
  • Is de huidige hardware reeds afgeschreven? (Welke onderdelen zijn nog bruikbaar?)
  • Inventariseer de randapparatuur in de praktijk:
    • Printers, aantal merk en type?
    • Etikettenprinters,
    • Medische apparatuur (ECG spirometer, ABPM)
  • Internetverbindingen:
    • Capaciteit?
    • Provider?
    • Tot wanneer loopt het contract?

Stap 2: Formuleer uw wensenlijst:

  • Hoeveel vaste werkplekken zijn er nodig?
  • Hoeveel mobiele werkplekken zijn er nodig?
  • Wilt u vanuit huis kunnen werken?
  • Welk HIS en KIS moet de provider kunnen hosten? (Niet alle HISsen kunnen binnen een hosted ICT omgeving werken).
  • Welke andere randapparatuur moet er aangestuurd kunnen worden?
  • Welke medische apparaten moeten worden gekoppeld?
  • Met welke derde partijen wordt er een koppeling komen?

Stap 3: Onderzoek de leveranciers.

  • Kies uitsluitend leveranciers waarvan bekend is dat ze goed bekend zijn met huisartsen automatisering.
  • Vraag onze Checklist aan voor alle technische vragen.
  • Begin bij uw huidige leverancier.
  • Vraag 2 offertes op bij andere leveranciers
  • Welke mogelijkheden bieden zij, tegen welke prijs en condities?
  • Hoeveel opslagcapaciteit kan de leverancier bieden en tegen welke prijs?
  • Welke kantoorsoftware bieden ze binnen het abonnement?
  • Hoe is hun helpdesk geregeld?
  • Hebben zij kennis van het HIS en het KIS waar je mee werkt?
  • Let op de aangeboden contractduur. (langer dan 3 jaar is niet verstandig)
  • Hoe is een internet storing geregeld?
  • Hoe is een stroomstoring geregeld?
  • Beoordeel hun Service level Agreement (SLA)
    • Reactietijd?
    • Hoeveel uur is inbegrepen?
    • Welk uurtarief wordt gehanteerd voor extra werk?
  • Beoordeel de aangeboden verbindingen. (capaciteit, snelheid, up- en download data limieten)
  • Inventariseer wat je nodig hebt aan ICT infrastructuur:
    • Modem, router, switch, patch kast en het type UTP kabel

Stap 4 : De implementatie:

  • Controleer of alle oude contracten zijn opgezegd.
  • Maak een definitieve kopie van uw data
  • Doe een proefconversie: Loopt alles naar wens?
  • Zorg voor een schone migratie van alle data naar het data center van de provider.
  • Onderzoek of alle instellingen vlekkeloos werken.
  • Werken alle koppelingen:
    • met uw medische apparatuur?
    • met derden (LSP, VIP live Vecozo?)
  • Stuur alle apparatuur diverse malen aan om te zien of het goed werkt.
  • Test of alle printers reageren vanuit de diverse programma’s.
  • Test alle internet verbindingen.
  • Kijk of de narrowcasting oplossing werkt (indien gekoppeld aan de het netwerk)
  • Werkt de eventuele koppeling met de VoIP telefonie.

 

Checklist Hosted ICT

Vraag ter completering van het stappenplan onze “Checklist Hosted ICT” aan viaklantencervice@medichain.nl

ICT als nutsvoorziening

Als alles werkt en alle apparatuur en koppelingen functioneren zoals het hoort dan bent u helemaal over op Hosted ICT.

Van nu af aan is ICT in de praktijk een nuts voorziening geworden, die ergens uit de muur komt. Alle instellingen, updates en back-ups worden gewoon automatisch voor u gedaan en heeft u er geen omkijken meer naar.

Veel werkplezier…

Geplaatst in ICT, MedZ, Uitgelicht-homepage en getagd met , , .

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *