Personeel, ga er zuinig mee om.


Personeel kleinPersoneelskosten vormen veruit de grootste kostenpost in een huisartsenpraktijk. Het personeel dat voor u werkt is bepalend voor de praktijkorganisatie en de uitstraling van uw praktijk. Bekend is de uitspraak ‘ik wens u veel personeel’ en dat is zelden aardig bedoeld. Goed personeelsbeheer vereist dan ook veel vaardigheden.  Personeel is voor een huisarts onmisbaar en gemotiveerd en kundig personeel, dat plezier in het werk heeft is goud waard voor een praktijk.

Door Bob van Heukelom, directeur Medichain, huisarts np

De huisartsenpraktijk van tegenwoordig bestaat vaak uit een team van professionals die met zijn allen een praktijk beheren. Samenwerken is het toverwoord om een goed lopende praktijk te creëren. Zodra er niet meer kan worden samen gewerkt heeft iedereen daar last van. Het werkplezier gaat achteruit, de patiëntenzorg lijdt daaronder en uiteindelijk moeten er oplossingen gezocht worden, die vaak vervelende persoonlijke en financiële gevolgen hebben.

In dit korte artikel gaan we in op een aantal onderwerpen die belangrijk zijn voor iedere praktijkhouder.

  1. Werving & selectie: Veel huisartsen willen zelf het personeel aannemen en doen dit mede uit kostenoverwegingen. Ze vergeten daarbij dat het dit veel tijd, geld en moeite kost en dat er meestal te weinig rekening wordt gehouden met faalkosten. In sommige gevallen kan het handig zijn om gebruik te maken van een ‘CV selectie’ van een gespecialiseerd werving en selectie bureau zoals de Huisartsenservice. Zij kunnen voor een beperkt bedrag geschikte kandidaten aanbieden, die reeds door hen zijn geselecteerd, gescreend en geschikt bevonden. Dit bespaart veel tijd en u beperkt hiermee de faalkosten van een sollicitatie.  Nieuw personeel hoeft niet direct op basis van een jaarcontract te worden aangenomen, maar kan ook eerst voor kortere periodes van 3 tot 6 maanden bij u worden gedetacheerd. Zo creëert u een langere proeftijd en heeft iedereen tijd om te ervaren of iemand binnen het team past. Mocht het van beide partijen klikken dan kunt u daarna een contract aanbieden. Deze procedure is iets duurder, maar als het personeelslid niet bevalt zit u niet vast aan een contract.
  1. Ziekte of uitval van personeel. Zorg altijd voor een goede verzuimverzekering en een rechtsbijstandsverzekering want langdurige ziekte of ontslagprocedures kunnen heel veel geld kosten. Bij ziekte of disfunctioneren worden de praktijkmedewerkers vaak behoorlijk op de proef gesteld. Er moet dan snel iemand gevonden worden die kan invallen.  Blijf dan niet te lang voortmodderen, want dat kan de motivatie danig op de proef stellen. Ook dan kan een externe oplossing zoals tijdelijke detachering uitkomst bieden.
  1. Koester goede werkverhoudingen. Samenwerken met veel (meest vrouwelijk) personeel vereist duidelijk leiderschap binnen de ‘roedel’. Dit kan het beste worden gedaan door iemand die het vertrouwen geniet bij het personeel. Dit hoeft niet persé de huisarts te zijn, maar kan ook goed worden gedaan door bijvoorbeeld een ervaren praktijkmanager. Belangrijk is om regelmatig werkbesprekingen te houden en goed te luisteren naar de input van de assistentes. Als zij merken dat hun ideeën gewaardeerd en uitgeprobeerd worden stijgt de motivatie en het werkplezier. Door mensen eigen verantwoordelijkheid te geven en de principes van Lean werken in de praktijk te brengen komt iedereen in zijn kracht.
    Als u veel part-timers in dienst heeft zorg dan voor regelmatig gezamenlijke activiteiten om het team als geheel te laten ervaren waar het voor staan. Zorg voor een strak protocol waarin de overdracht van patiëntenzorg goed is geregeld. Bied steun bij privé perikelen van uw personeel, maar bewaak uw grenzen als werkgever en blijft zakelijk. Het lijkt leuk om amicaal met het personeel om te gaan, maar dat kan in minder leuke tijden als een boemerang op u terugslaan.
  1. Beperk het aantal assistentes. Probeer aan langdurige werkrelaties te bouwen met een kernteam. Het werken met oproepkrachten lijkt handig maar kan de cohesie in het team verminderen, waardoor het team aan slagkracht verliest. Bedenk vooraf bij het opmaken van personeelscontracten hoe de vakantiespreiding binnen een praktijk opgevangen dient te worden of kies voor een vaste invaller tijdens de vakantieperioden.
  2. Beperkt de telefoondrukte. Maak vaker gebruik van moderne technieken waardoor uw bereikbaarheid minder afhangt van het aantal assistentes dat er achter de telefoon zitten. Hiermee kan de telefoondrukte belangrijk worden verminderd, waardoor assistentes effectiever ingezet kunnen worden in de praktijk.
    Twee interessante nieuwe technieken zijn: de MijnDokter app, die patiënten in staat stelt om eenvoudig via de app met de praktijk te communiceren zonder telefonische contact en TeleQ, dat ervoor zorgt dat het binnenkomend telefoonverkeer kan worden afgehandeld op tijdstippen dat het minder druk is,
  3. Beperk uw personeelsadministratie en uw risico’s. Personeelsbeleid in eigen beheer brengt veel administratieve rompslomp met zich mee. Kijk goed naar de kosten. Het is prettig als dit goed geregeld wordt en dat als iemand uitvalt de zaken goed geregeld worden, zonder dat u zich hoeft te gaan verdiepen in ingewikkelde zaken rond verzuim. Veel artsen laten dit door hun accountant doen, maar het kan geen kwaad om eens te overwegen om de salarisadministratie uit te besteden aan een gespecialiseerd kantoor, die dit vaak voor veel lagere kosten kunnen uitvoeren.  Een praktijkhouder vertelde ons recent dat hij zes duizend euro had kunnen besparen op de kosten van zijn loonadministratie door dit niet meer door zijn accountant te laten uitvoeren.

 

 

Aan dit artikel werkten mee Dirk-Jan Kruidhof van de Huisartsenservice van Medway en Kim Schoenmakers van Support Eerste Lijn.

 

 

 

 

Geplaatst in Financieel, Management, Organisatie, Personeel, Uitgelicht-homepage.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *